Quy trình vận hành doanh nghiệp được hiểu là gì?
Quy trình vận hành doanh nghiệp bao gồm một chuỗi các bước thực hiện bởi từng nhân sự, từng phòng ban trong tổ chức để hướng đến một mục tiêu duy nhất. Mỗi bước trong quy trình này, sẽ được phân chia tới các thành viên để tiến hành thực hiện theo đúng yêu cầu đã đề ra. Một vài cách vận hành quy trình được áp dụng trong doanh nghiệp có thể kể đến như quy trình bán hàng, quy trình nghiên cứu sản phẩm, quy trình đánh giá chất lượng dịch vụ…
Nhìn chung, một doanh nghiệp sẽ có nhiều quy trình vận hành ở nhiều hạng mục khác nhau và đây được xem là huyết mạch của cả tổ chức. Công ty sẽ chỉ hoạt động phát triển, tạo ra nhiều lợi nhuận, doanh thu khi áp dụng quy trình bài bản là tiền đề để cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường.
04 yếu tố trong vận hành doanh nghiệp
Một mô hình vận hành doanh nghiệp cơ bản sẽ bao gồm đầy đủ các yếu tố quan trọng dưới đây:
Quy hình
Quy trình được ví như các mắt xích quan trọng trong doanh nghiệp, các quy trình được liên kết với nhau tạo nên một hệ thống hoạt động hoàn chỉnh. Khi đó, mỗi nhân sự trong tổ chức bắt buộc phải thực hiện theo các quy trình mà doanh nghiệp định sẵn để đảm bảo mức độ hiệu quả và năng suất có thể đạt được. Việc áp dụng các quy trình vận hành doanh nghiệp còn giúp hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra.
Nhân lực
Yếu tố quan trọng tiếp đến kết hợp cùng quy trình vận hành doanh nghiệp chính là nhân lực. Để thực hiện được theo đúng quy trình, toàn bộ nhân sự phải được đào tạo bài bản và nắm rõ được tầm quan trọng khi áp dụng trong doanh nghiệp. Quá trình vận hành hoạt động kinh doanh của tổ chức sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết khi mỗi cá nhân đều nhìn nhận được vai trò, trách nhiệm của bản thân mình.
Phần mềm và trang thiết bị
Ngoài quy trình và nhân lực thì hệ thống trang thiết bị, phần mềm cũng góp phần hỗ trợ hoạt động trong quy trình vận hành doanh nghiệp. Đây được xem là một trong những cách thức tối ưu nhất để nâng cao chất lượng và tiến độ thực hiện công việc của một tổ chức. Thay vì sử dụng các biện pháp thủ công vừa tốn kém chi phí lại mất thời gian, doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phần mềm hỗ trợ thông minh và trang thiết bị hiện đại để phục vụ công việc tốt hơn.
Cơ sở hạ tầng
Có thể nói, cơ sở hạ tầng là nền móng để phục vụ nhu cầu làm việc cơ bản của doanh nghiệp như văn phòng, cửa hàng, xưởng sản xuất, nhà kho… Đây chính là nơi mà nhân sự của bạn làm việc để tạo ra những giá trị thu về lợi nhuận cho doanh nghiệp, do đó đứng trên cương vị là nhà lãnh đạo bạn phải chú trọng đầu tư cho yếu tố này.
Trong cơ cấu vận hành doanh nghiệp sẽ bao gồm 04 yếu tố trên, chính vì vậy bạn phải hết sức lưu ý để có thể phân bổ hợp lý trong từng giai đoạn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về lợi ích của quy trình vận hành doanh nghiệp hiện nay.
Quy trình vận hành doanh nghiệp có vai trò gì?
Vai trò của quy trình vận hành doanh nghiệp được áp dụng đối với cả đơn vị có quy mô từ nhỏ đến lớn và hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào. Nếu bạn vẫn chưa biết được tính ứng dụng của quy trình vận hành doanh nghiệp thì hãy tham khảo ngay nội dung dưới đây:
- Xác định các nhiệm vụ để hoàn thành mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp.
- Lên kế hoạch thực hiện chặt chẽ và chi tiết để đạt được kết quả cao nhất.
- Kết nối giữa các thành viên, phòng ban trong tổ chức để gia tăng sự tương tác.
- Xây dựng chế độ phê duyệt dự án chặt chẽ để kiểm soát đúng tiến độ thực hiện và sử dụng các nguồn lực tối ưu nhất.
- Giảm thiểu các nguy cơ rủi ro cho tổ chức, gia tăng nhiều cơ hội hợp tác làm việc.
Với những vai trò trên đây, quy trình vận hành của doanh nghiệp sẽ quyết định đến sự sống còn của cả tổ chức. Đứng trên cương vị là một nhà lãnh đạo, bạn cần tập trung xây dựng quy trình từ tổng quan đến chi tiết để sẵn sàng cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.
Các bước trong hệ thống quy trình vận hành doanh nghiệp
Để doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn hoạt động và phát triển trên thị trường đều phải xây dựng một quy trình vận hành hoàn hảo. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết được nhiều đơn vị áp dụng thành công mà bạn có thể tham khảo ngay cho doanh nghiệp của mình.
Bước 1 – Liệt kê các hoạt động quan trọng
Bước thực hiện đầu tiên trong việc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp chính là xác định được các hoạt động trọng yếu. Các hoạt động này sẽ giữ vai trò chủ đạo trực tiếp tạo ra giá trị và bổ trợ cho mục tiêu chính của doanh nghiệp.
- Hoạt động sản xuất: Kết hợp giữa máy móc và con người để tạo ra những sản phẩm chất lượng với chi phí tối ưu nhất.
- Hoạt động cung ứng: Dự kiến số lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp ra thị trường để đáp ứng mức độ tiêu thụ của khách hàng.
- Hoạt động vận chuyển: Vận chuyển nguyên vật liệu đến khu sản xuất, vận chuyển thành phẩm đến cửa hàng, đại lý và hoạt động giao hàng đến tận tay khách hàng.
- Hoạt động tiếp thị và bán hàng: Bao gồm các hoạt động bán hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng bá thương hiệu để bán được số lượng lớn sản phẩm, thúc đẩy doanh thu.
- Hoạt động dịch vụ: Liên quan đến tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng trước và sau bán.
Bước 2 – Xây dựng hệ thống quy trình, chính sách bài bản
Quy trình vận hành doanh nghiệp quyết định đến kết quả của hoạt động kinh doanh. Do đó, để xây dựng được chính sách và quy trình có thể tham khảo ngay mô hình BPM Life Cycle:
- Thiết kế mô phỏng quy trình: Sắp xếp các công việc theo thứ tự phù hợp và có mối liên hệ liên kết với nhau.
- Tiến hành mô hình hóa: Xây dựng quy trình dưới dạng sơ đồ kết hợp cùng hình ảnh minh họa và hướng dẫn chi tiết.
- Triển khai: Thí điểm áp dụng ở một vài các bộ phận nhất định trong tổ chức.
- Theo dõi và đánh giá: Tổng hợp các kết quả đạt được để so sánh và đánh giá.
- Tối ưu và điều chỉnh: Cải thiện các nhược điểm trong toàn bộ quy trình và chính sách.
Cách thức xây dựng chính sách và quy trình này sẽ là bước thực hiện sau khi liệt kê các hoạt động quan trọng để áp dụng với cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Bước 3 – Kiểm tra toàn bộ các công đoạn
Sau khi đã lựa chọn được hệ thống quy trình phù hợp, bước tiếp theo của quy trình vận hành doanh nghiệp bạn cần kiểm tra lại các công đoạn để xem có sai sót gì hay không. Một vài các vấn đề có thể xảy ra thông thường sẽ xoay quanh các yếu tố cơ bản như con người, nguyên vật liệu, phương pháp, máy móc và thiết bị, phương pháp thực hiện, môi trường, quy định và quy tắc chuẩn mực.
Bước 4 – Lên phương án cải tiến
Khi phát hiện được những sai sót đang xảy ra ở bất kỳ bước thực hiện nào, do các yếu tố nào tác động, bạn cần tiến hành lên phương án thực thi để cải tiến hiệu quả. Trong trường hợp không thể khắc phục, bạn nên có phương án dự phòng để thay thế nhanh chóng. Một lưu ý cho bạn, nên chuẩn bị nhiều phương án để có thể thay đổi linh hoạt tùy theo từng điều kiện nhất định.
Bước 5 – Phổ biến và đào tạo nhân sự
Bước tiếp theo trong quy trình vận hành doanh nghiệp chính là phổ biến và đào tạo đến đội ngũ nhân sự cấp dưới. Đây được xem là một trong những bước quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động này. Lãnh đạo và các nhà quản lý phải đảm bảo toàn bộ phòng ban cho đến từng cá nhân đều phải nắm bắt được quy trình được áp dụng này.
Bước 6 – Theo dõi và đánh giá
Cuối cùng là bước theo dõi và đánh giá, bạn sẽ dựa vào những dữ liệu được thống kê và kết quả đạt được trong một khoảng thời gian nhất định khi áp dụng quy trình. Tại đây, bạn sẽ tìm ra được những điểm mạnh và điểm yếu của quá trình thực hiện từ đó đánh giá mức độ hiệu quả so với mục tiêu mong muốn.
Với những bước trên đây, bạn đã có thể xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hoàn hảo cho doanh nghiệp. Ngoài ra, để hỗ trợ quá trình thiết lập quy trình cho vận hành doanh nghiệp bạn có thể kết hợp cùng với các phần mềm phù hợp.
Ứng dụng Pipedrive trong quy trình vận hành hoạt động bán hàng của doanh nghiệp
Bán hàng được xem là một trong những hoạt động đòi hỏi quy trình thực hiện phải đạt ở mức độ hoàn hảo nhất. Do đó, tùy thuộc vào mục tiêu sử dụng và chi phí vận hành của doanh nghiệp mà bạn có thể cân nhắc lựa chọn phần mềm Pipedrive. Dưới đây là những ứng dụng thực tế của phần mềm này trong quy trình vận hành của hoạt động bán hàng.
Chăm sóc khách hàng trước bán
Phần mềm Pipedrive sẽ được ứng dụng trong quy trình vận hành doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn ở giai đoạn trước bán như sau:
- Thu thập dữ liệu về khách hàng: Nhập thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau của doanh nghiệp qua hoạt động Marketing, kết hợp cùng đối tác, tìm kiếm thủ công.
- Phân loại khách hàng: Dựa vào các trường dữ liệu cụ thể, phần mềm sẽ tiến hành phân loại để tìm ra tệp khách hàng tiềm năng nhất cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ phản hồi khách hàng: Thực hiện thông qua các tính năng thiết lập sẵn cho phép tương tác tự động với khách hàng. Bằng cách này, tốc độ phản hồi của doanh nghiệp sẽ được cải thiện nhanh chóng.
- Tư vấn hoạt động bán hàng: Liên hệ qua điện thoại, gửi email, lên lịch gặp đối tác, khách hàng.
- Chốt deal nhanh chóng: Xác nhận chốt đơn với khách hàng và được lưu trữ toàn bộ thông tin trong quá trình giao dịch từ trước đến giờ.
Chăm sóc khách hàng sau bán
Ngoài hỗ trợ hoạt động trước bán hàng, phần mềm Pipedrive còn chăm sóc khách hàng sau bán với những tính năng phù hợp như:
- Theo dõi quá trình tương tác của khách hàng: Tiếp nhận ý kiến đánh giá và phản hồi, gửi các chương trình ưu đãi để kích thích nhu cầu.
- Lưu trữ phần mềm: Toàn bộ thông tin khách hàng sẽ được lưu trữ để các bộ phận có thể phục vụ cho việc nghiên cứu hành vi khách hàng, phát triển sản phẩm mới.
- Tổng hợp báo cáo và phân tích: Dựa trên các báo cáo và số liệu thống kê để tiến hành phân tích những điểm mạnh và điểm yếu từ đó đề xuất phương án thực hiện phù hợp.
Để đăng ký phần mềm Pipedrive bản quyền, vui lòng click chọn ĐĂNG KÝ NGAY.
Trên đây là những thông tin được chúng tôi tổng hợp để giúp bạn biết cách xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp tốt nhất. Nếu bạn còn bất cứ câu hỏi hay thắc mắc nào liên quan đến chủ đề này, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số Hotline 024.9999.7777 để được giải đáp.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
