Danh mục bài viết
    Add a header to begin generating the table of contents
    Scroll to Top
    phương án quản lý thông tin khách hàng

    Phương án quản lý thông tin khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

    Để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện tốt công tác quản lý thông tin khách hàng. Hãy cùng theo dõi bài viết để tìm ra phương án áp dụng hiệu quả cho chính doanh nghiệp của bạn.

    Quản lý thông tin khách hàng được hiểu như thế nào?

    Quản lý thông tin khách hàng chính là tập hợp toàn bộ các dữ liệu định danh cùng hành vi thực hiện của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ hoặc lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động. Ngoài ra, bạn cũng có thể hiểu rõ hơn đây là những thông tin doanh nghiệp cần có liên quan trực tiếp đến khách hàng như tên, độ tuổi, giới tính, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, lịch sử mua hàng và các thói quen, hành vi thực hiện.

    quản lý thông tin khách hàng

    Khi đã nắm bắt được những thông tin này, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân loại dựa trên các mục tiêu ban đầu đã đề ra để phân tích và dự đoán xu hướng trong tương lai. Ngoài ra, dựa vào những thông tin này, bạn cũng có thể phân chia tới từng bộ phận phụ trách để chăm sóc và khơi gợi nhu cầu mua hàng trong tương lai. Do đó, khi đơn vị nào có danh sách khách hàng càng phong phú và đa dạng thì 50% phần thắng đã nắm trong tay của doanh nghiệp này. 

    Lý do khiến doanh nghiệp cần quản lý thông tin khách hàng?

    lý do doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng

    Vai trò của quản lý thông tin khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của bất cứ doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn. Chính vì vậy, khi nắm bắt được những lợi ích dưới đây bạn chắc chắn sẽ phải nhanh chóng triển khai cho chính doanh nghiệp của mình:

    • Dễ dàng tiếp cận khách hàng thông qua những dữ liệu được thu thập thực tế. Khi đó, tệp khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp sẽ ngày càng được mở rộng và tạo thêm lợi thế cạnh tranh với các đơn vị cùng ngành.
    • Giữ chân số lượng lớn khách hàng cũ để trở thành khách hàng trung thành. Bởi lẽ, khi doanh nghiệp của bạn nắm vững được tâm lý khách hàng sẽ cải tiến những điểm yếu và phát huy điểm mạnh nhằm thu hút số lượng lớn khách hàng cũ quay lại.
    • Gia tăng khả năng nhận diện thương hiệu trên thị trường, hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động Digital Marketing của doanh nghiệp.
    • Hỗ trợ trực tiếp cho nhân viên bán hàng, giảm thiểu áp lực để nhanh chóng đạt được mục tiêu kỳ vọng.

    Từ những lợi ích trên, quản lý thông tin khách hàng dần trở thành một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các nguyên tắc cốt lõi cần lưu ý khi tiến hành triển khai quản lý hệ thống thông tin của khách hàng.

    04 nguyên tắc quan trọng khi quản lý thông tin khách hàng

    nguyên tắc quản lý thông tin

    Một trong những cách để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất chính là nắm rõ 04 nguyên tắc quan trọng dưới đây:

    Chọn lọc thông tin

    Nguyên tắc đầu tiên để quản lý thông tin khách hàng tốt nhất chính là chọn lọc dữ liệu ngay từ khi thực hiện. Khi đó, bạn cần xác định được đâu là thông tin cần thiết, đâu là thông tin quan trọng để có thể tập trung khai thác và phân tích. 

    Đặc biệt, bạn cần quan tâm đến các dữ liệu liên quan đến khách hàng như thông tin liên hệ, sở thích cá nhân, hành vi thực hiện, thói quen, mức thu nhập… Bằng cách này, bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để nghiên cứu và tìm hiểu về những thông tin không thực sự liên quan. 

    Thấu hiểu khách hàng

    Khi doanh nghiệp biết được khách hàng cần gì, khách hàng mong muốn điều gì sẽ giúp cho quá trình tiếp cận trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Để làm được điều này, bạn bắt buộc phải quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả, nghiên cứu thông tin hồ sơ, lắng nghe những ý kiến phản hồi một cách chi tiết và minh bạch. Khi đó, khách hàng sẽ cảm thấy yên tâm và tin tưởng vào sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hơn nữa.

    Bảo mật thông tin an toàn

    Một trong những nguyên tắc mà doanh nghiệp nào cũng cần lưu ý khi quản lý thông tin khách hàng chính là đảm bảo yếu tố bảo mật. Đây được xem như là nghĩa vụ của doanh nghiệp và là quyền lợi của khách hàng khi lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của bất kỳ đơn vị nào. 

    Đây được xem như là một trong các yếu tố cạnh tranh cực kỳ hiệu quả giữa các doanh nghiệp hiện nay, do đó bạn cần tuân thủ nguyên tắc này để thu hút được lượng lớn khách hàng, đánh bật đối thủ trên thị trường.

    Đào tạo nội bộ nâng cao

    Cuối cùng là nguyên tắc đào tạo nội bộ để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả hơn. Bởi lẽ, khi toàn bộ nhân sự trong tổ chức đều được đào tạo kỹ càng về công tác quản lý sẽ dễ dàng tiếp cận hơn với thông tin khách hàng, sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả và gia tăng khả năng xử lý tình huống linh hoạt. 

    Khi nắm vững được các nguyên tắc trên đây, bạn sẽ dễ dàng áp dụng quản lý thông tin khách hàng trong doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các nội dung cơ bản mà bất cứ một quy trình quản lý thông tin khách hàng nào cũng có.

    04 nội dung cơ bản trong quy trình quản lý thông tin khách hàng

    nội dung cơ bản trong quản lý khách hàng

    Một doanh nghiệp bất kỳ, khi quản lý thông tin khách hàng bắt buộc phải bao gồm các nội dung cơ bản dưới đây:

    1. Thông tin chi tiết liên hệ:

     Toàn bộ những thông tin cơ bản của khách hàng như số liên hệ, tên, địa chỉ liên lạc…

    2. Các dữ liệu mua hàng: 

    Bao gồm các thông tin như ngày mua, tần suất mua hàng, các mặt hàng lựa chọn, phương thức thực hiện thanh toán, chiết khấu hoặc giá trị đơn hàng.

    3. Thông tin về nhân khẩu học:

    Các dữ liệu bao gồm ngày tháng năm sinh, giới tính, mức thu nhập, công việc hoặc sở thích.

    4. Nội dung phản hồi: 

    Bao gồm các thông tin phản hồi, đánh giá như khiếu nại, bình luận, thắc mắc và mức độ tương tác.

    Để quản lý thông tin khách hàng dễ dàng, bắt buộc doanh nghiệp phải nắm chắc các nội dung trên đây. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về các lưu ý quan trọng khi tiến hành quản lý hệ thống thông tin của khách hàng.

    05 lưu ý khi quản lý hệ thống thông tin khách hàng

    Để quản lý tốt thông tin khách hàng bắt buộc doanh nghiệp phải quan tâm tới các lưu ý quan trọng dưới đây:

    Tập trung dữ liệu

    tập trung dữ liệu

    Toàn bộ các dữ liệu thu thập của khách hàng sẽ được lưu trữ an toàn tại một app hoặc hệ thống quản lý thông tin khách hàng riêng biệt. Khi đó, toàn bộ nhân sự trong tổ chức đều có thể tìm kiếm thông tin khách hàng dễ dàng, từ đó xây dựng nên một bức tranh tổng thể về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. 

    Hơn nữa, khi tập trung dữ liệu tại một hệ thống duy nhất còn giúp cho bộ phận nghiên cứu thị trường, nghiên cứu khách hàng dễ dàng phân tích để đưa ra những phán đoán chính xác nhất theo xu hướng.

    Rút ngắn thời gian

    Khi dữ liệu bị phân tán, điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải tập trung nhiều nguồn lực để có thể tổng hợp. Do đó, hãy cố gắng quản lý thông tin khách hàng một cách nhanh chóng để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí thực hiện. Đặc biệt, với các doanh nghiệp lớn khi số lượng dữ liệu thu thập hàng ngày, hàng giờ đạt đến con số khổng lồ thì việc tổng hợp báo cáo sẽ càng trở nên khó khăn và mất thời gian nhiều hơn nữa.

    Tốc độ chia sẻ thông tin

    Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều quản lý thông tin khách hàng một cách thủ công, do đó việc truyền tải dữ liệu sẽ diễn ra với tốc độ chậm hơn. Trong các tình huống quan trọng cần được giải quyết nhanh chóng, đây sẽ là một trong những điểm trừ cực kỳ lớn nếu doanh nghiệp của bạn không đáp ứng yêu cầu. Do đó, tốc độ chia sẻ thông tin khách hàng trong doanh nghiệp càng nhanh chứng tỏ cách thức vận hành hoạt động của đơn vị càng chuyên nghiệp.

    Chất lượng dữ liệu không đạt

    chất lượng dữ liệu không đạt

    Các doanh nghiệp sở hữu số lượng lớn cửa hàng hoặc chi nhánh sẽ gặp phải chất lượng dữ liệu kém khi quản lý thông tin khách hàng. Chính vì vậy, để tránh tình trạng này doanh nghiệp bắt buộc phải sát sao ngay từ khâu thu thập dữ liệu sao cho chính xác và đúng với đối tượng khách hàng mục tiêu hướng đến. Ngoài ra, để hạn chế những lỗi như đánh máy, mức độ trùng lặp… bạn có thể sử dụng các hệ thống phần mềm để loại bỏ nhanh chóng.

    Sai sót trong công tác phản hồi

    Lưu ý cuối cùng để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả chính là giảm thiểu sai sót trong công tác phản hồi của doanh nghiệp. Thay vì sử dụng hình thức phản hồi khách hàng thủ công hãy áp dụng hệ thống tự động để có thể đáp ứng nhu cầu của hàng trăm, hàng nghìn khách hàng của doanh nghiệp. Việc hạn chế phản hồi chậm trễ sẽ giúp cho doanh nghiệp gia tăng điểm cộng trong lòng khách hàng. 

    Khi nắm được những lưu ý quan trọng trên đây, bạn có thể bắt tay vào việc quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, để đem lại hiệu quả cao doanh nghiệp của bạn nên kết hợp sử dụng một vài các phần mềm hỗ trợ được đánh giá cao.

    Pipedrive - Phần mềm quản lý thông tin khách hàng hoàn hảo

    Nếu doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức quản lý thông tin khách hàng thông qua các mẫu, các file trên phần mềm Excel chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả không cao. Do đó, thay vì áp dụng cách thức quản lý truyền thống có thể lựa chọn Pipedrive một trong những phần mềm CRM hỗ trợ hoạt động bán hàng từ A – Z.

    pipedrive phần mềm quản lý thông tin khách hàng

    Trước tiên, phần mềm Pipedrive CRM sẽ giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu khách hàng một cách nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác cao. Bằng cách kết hợp với 350+ ứng dụng quen thuộc như Gmail, Outlook, Microsoft Teams, các ứng dụng trò chuyện phổ biến… 

    Tiếp đến, Pipedrive tổng hợp toàn bộ dữ liệu và phân loại theo từng trường thông tin yêu cầu sao cho tìm kiếm được khách hàng phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Sau đó, các dữ liệu khách hàng này sẽ được chuyển đến bộ phận liên quan để nghiên cứu phân tích hành vi hoặc chăm sóc, chốt đơn nhanh chóng. Đặc biệt, phần mềm này còn giúp doanh nghiệp tổng hợp các báo cáo từ tổng quan đến chi tiết để đưa ra phương án phát triển phù hợp trong tương lai. 

    Để đăng ký phần mềm Pipedrive ứng dụng quản lý thông tin khách hàng doanh nghiệp hãy click nút ĐĂNG KÝ NGAY.

    Đoạn kết

    Từ những thông tin trên đây, bạn đã phần nào hiểu được vai trò và những lưu ý quan trọng khi quản lý thông tin khách hàng. Trong quá trình tìm hiểu, nếu bạn có câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này cần được chúng tôi giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp trong phần Livechat ở góc phải ngay.

    Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất

    markegin icon
    Xin chào bạn 👋
    Chúc bạn có một ngày tốt lành
    Đăng ký nhận tin tức để không bỏ lỡ bất kì kiến thức gì về CRM và Pipedrive nhé

    Chúng tôi sẽ không Spam! Vui lòng đọc [link]privacy policy[/link] để biết thêm thông tin.

    0 0 Các bình chọn
    Article Rating
    Đăng ký
    Thông báo của
    guest

    0 Comments
    Cũ nhất
    Mới nhất Nhiều bình chọn nhất
    Phản hồi nội tuyến
    Xem tất cả bình luận