Phần mềm quản lý công việc được hiểu thế nào cho đúng?
Phần mềm quản lý công việc được biết đến là ứng dụng số hóa giúp hỗ trợ quản lý mọi quy trình làm việc của doanh nghiệp, đồng thời theo dõi tiến độ làm việc một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Việc ứng dụng phần mềm này trong công tác quản lý không còn xa lạ với bất cứ doanh nghiệp nào, bởi vai trò ảnh hưởng trực tới nhân sự và các cấp quản lý.
Với các nhà quản lý, phần mềm này sẽ tác động trực tiếp giúp hỗ trợ:
- Giám sát và theo dõi chặt chẽ mọi hoạt động của nhân viên thay vì phải sử dụng các giải pháp truyền thống.
- Phân chia đều nhiệm vụ cho các thành viên đảm bảo đúng khả năng có thể thực hiện được.
- Sắp xếp và xây dựng một kế hoạch làm việc hiệu quả cho cả doanh nghiệp để đảm bảo đúng tiến độ.
Với nhân sự trong doanh nghiệp, quản lý công việc là phần mềm hỗ trợ và ảnh hưởng trực tiếp tới:
- Hạn chế tối đa công việc chưa được hoàn thành, bị bỏ lỡ.
- Sắp xếp nhiệm vụ được ưu tiên thực hiện.
- Sắp xếp thời gian làm việc khoa học để đảm bảo đúng tiến độ được giao.
- Cộng tác cùng với các thành viên khác để hiệu quả làm việc được tốt nhất.
Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm của phần mềm quản lý công việc, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về vai trò đối với doanh nghiệp hiện nay và các tiêu chí quan trọng để lựa chọn được phần mềm phù hợp.
Vai trò của các phần mềm quản lý công việc với doanh nghiệp
Không thể phủ nhận rằng vai trò của phần mềm giúp hỗ trợ quản lý công việc ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và hiệu quả thực hiện. Dưới đây là một vài các lý do quan trọng mà bạn nhất định không thể bỏ qua.
Quản lý công việc tốt hơn
Mỗi ngày, mỗi phòng ban, đội nhóm hoặc cá nhân phải thực hiện không biết bao nhiêu công việc nào là tổ chức cuộc họp, gặp gỡ đối tác, gửi báo cáo… Hãy thử tưởng tượng, khi số lượng công việc đó không được sắp xếp gọn gàng thì việc bạn thực hiện chúng có được diễn ra dễ dàng hay không. Tiếp đến, rất có thể bạn sẽ bỏ lỡ một vài các công việc trong ngày hoặc thậm chí là quên mất công việc được ưu tiên làm trước.
Sự xuất hiện của các phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn sắp xếp mọi thứ theo đúng trật tự mong muốn chỉ với một vài các thao tác cơ bản. Ngoài ra, bạn cũng có thể phân công theo lịch biểu để xác nhận thời gian hoàn thiện và đảm bảo đúng thời gian yêu cầu.
Hỗ trợ đội nhóm hoạt động hiệu quả
Tiếp đến là vai trò quan trọng trong công tác hỗ trợ đội nhóm làm việc, bằng cách sử dụng phần mềm quản lý công việc toàn bộ nhân sự sẽ nắm bắt được thông tin nhanh chóng hơn. Ngoài ra, các thành viên trong đội nhóm hoặc phòng ban có thể cùng nhau chia sẻ, sắp xếp lên ý tưởng hoặc phản hồi ý kiến để hoàn thiện dự án đạt hiệu quả tốt nhất.
Ưu tiên các công việc quan trọng
Đa phần các công việc thực hiện sẽ có những việc cần được ưu tiên hơn, do đó khi sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ hỗ trợ sắp xếp theo đúng thời gian cần hoàn thành ưu tiên. Bằng cách này, nhân sự có thể quản lý công việc cá nhân và cấp lãnh đạo cũng có thể theo dõi để đôn đốc tiến độ thực hiện.
Sử dụng mọi lúc mọi nơi
Với phần mềm quản lý công việc, bạn có thể xem toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp một cách nhanh chóng nhất. Khi đó, bạn có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi chỉ với thiết bị thông minh có kết nối internet như điện thoại, máy tính hay máy tính bảng… Tính năng này được rất nhiều người dùng sử dụng do tính chất công việc thường xuyên đi công tác hoặc phải giải quyết các công việc linh hoạt nhiều vị trí khác nhau.
Từ những vai trò trên, bạn đã nhìn thấy lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc trong doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các tiêu chí để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất.
Một vài các tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc
Để lựa chọn được phần mềm quản lý công việc văn phòng, sản xuất, kinh doanh cho doanh nghiệp phù hợp, bạn có thể tham khảo một vài các tiêu chí quan trọng dưới đây:
1. Sở hữu đa dạng tính năng:
Bất cứ một phần mềm hỗ trợ quản lý công việc nào cũng phải sở hữu các tính năng cơ bản như lên kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ làm việc, phân quyền người dùng, sắp xếp và phân loại công việc. Ngoài ra, phần mềm còn sở hữu thêm nhiều các tính năng khác để hỗ trợ làm việc.
2. Sử dụng dễ dàng:
Giao diện dễ dàng sử dụng, thao tác đơn giản để tiết kiệm được thời gian nghiên cứu sử dụng.
3. Giá cả hợp lý:
Lựa chọn phần mềm có tính năng, giá cả phù hợp với quy mô nhân sự và mức chi phí có thể chi trả.
4. Nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp:
Một điểm lưu ý tiếp theo chính là chính sách hỗ trợ của đơn vị cung cấp phần mềm, bởi lẽ trong quá trình sử dụng chắc chắn sẽ cần sự hỗ trợ bởi đội ngũ kỹ thuật.
5. Độ khả thi khi tiến hành triển khai:
Phần mềm đảm bảo mức độ tương thích trên tất cả các nền tảng để hỗ trợ cho quá trình sử dụng.
6. Nhà cung cấp uy tín:
Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm của nhà cung cấp bản quyền để tránh mức độ rủi ro nhất có thể.
7. Mức độ phổ biến sử dụng:
Nên sử dụng các phần mềm có số lượng doanh nghiệp sử dụng nhiều vì sẽ thường xuyên được cập nhật và bổ sung nhiều tính năng mới.
Từ những lưu ý trên, doanh nghiệp cần phải cân nhắc lựa chọn một phần mềm quản lý công việc phù hợp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về top 5 phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất hiện nay.
5 phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp
Dưới đây là top 5 phần mềm hỗ trợ đặc biệt cho doanh nghiệp trong công tác quản lý công việc.
Pipedrive
Đứng ở vị trí đầu tiên chính là phần mềm quản lý công việc Pipedrive hỗ trợ nhân viên, bộ phận quản lý tất cả trong một. Tính đến thời điểm hiện tại, phần mềm này đã đạt được hơn 100.000 doanh nghiệp sử dụng ở 179 quốc gia trên thế giới. Ngoài ra, Pipedrive còn sở hữu rất nhiều các tính năng đặc biệt để hỗ trợ quản lý hệ thống công việc một cách hiệu quả nhất.
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng trên đa dạng nền tảng cả online và offline.
- Tổng hợp danh sách khách hàng và phân loại theo từng nhân sự phù hợp.
- Gợi ý các công việc cần thực hiện điển hình như gọi điện, nhắc nhở email khách hàng, gửi thông tin báo giá, chăm sóc khách hàng thường xuyên…
- Chuyển bước giao dịch, công việc dễ dàng với thao tác đơn giản.
- Hợp tác cùng nhóm làm việc để chia sẻ và cập nhật thông tin.
- Lên lịch nhắc nhở cho toàn bộ công việc phải thực hiện tránh sai sót có thể xảy ra.
- Xem đầy đủ lịch sử khách hàng được lưu trữ lại bao gồm cả cuộc gọi, email, giao dịch liên quan…
- Xử lý báo cáo chi tiết về toàn bộ các hoạt động chính của khách hàng, theo dõi tiến độ để so sánh với mục tiêu đã đề ra.
- Dự báo số lượng doanh thu có thể đạt được và đưa ra phương án thực hiện mới.
- Kết hợp với hơn 350 ứng dụng quen thuộc như Gmail, Outlook, Microsoft Teams…
Ngoài ra, phần mềm này còn được sử dụng trên nhiều loại thiết bị thông dụng với chi phí hợp lý. Để đăng ký phần mềm quản lý công việc Pipedrive, click ngay vào nút ĐĂNG KÝ NGAY.
MISA
Đứng ở vị trí thứ hai trong danh sách các phần mềm quản lý công việc hiệu quả có thể kể đến chính là MISA. Bởi lẽ, phần mềm này sở hữu đầy đủ các tính năng từ khởi tạo công việc, thiết lập dự án và kế hoạch, theo sát tiến độ, đánh giá và gợi ý công việc quan trọng.
Ngoài ra, phần mềm này còn có sẵn các thiết kế riêng phù hợp với từng lĩnh vực riêng biệt, kiểm soát nhân sự từ xa và hỗ trợ triển khai trên đa dạng các nền tảng. Tuy nhiên, đây là phần mềm mới được ra mắt trên thị trường nên sẽ gặp phải rất nhiều vấn đề liên quan trực tiếp đến tính năng hoặc trục trặc liên quan đến mặt kỹ thuật.
Asana
Asana được biết đến là phần mềm quản lý công việc thường ngày để hỗ trợ theo dõi và sắp xếp công việc, quản lý thời gian, tổng hợp mọi nguồn lực. Đặc biệt, phần mềm này sẽ có một vài các ưu điểm quan trọng như hỗ trợ người dùng nhóm từ 15 thành viên, giao diện khoa học và dễ dàng sử dụng, tổng quan dự án với tính năng khởi tạo đồng thời chia đầu việc theo mức độ ưu tiên.
Ngoài ra, phần mềm này cũng dễ dàng theo dõi trực quan, quản lý hiệu quả tiến độ và hỗ trợ trên cả phiên bản điện thoại hay máy tính. Về mặt nhược điểm thì phần mềm này có một điểm trừ là khi sử dụng từ 15 thành viên trở lên hoặc sử dụng các tính năng đặc biệt sẽ phải trả phí cao.
Faceworks
Đứng ở vị trí thứ tư trong danh sách các phần mềm quản lý công việc hiệu quả chính là Faceworks. Phần mềm này sở hữu các ưu điểm điển hình như sử dụng trên nền tảng website, hỗ trợ quản lý đa lĩnh vực và mang tính bảo mật cực kỳ cao. Ngoài ra, phần mềm này sở hữu những nhược điểm như phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, chưa thực sự phù hợp cho các doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam.
Wrike
Đứng ở vị trí cuối cùng trong top 5 phần mềm quản lý công việc chính là Wrike. Phần mềm này được sử dụng chủ yếu trên nền tảng điện thoại và máy tính, kết hợp cùng nhiều tính năng nâng cao như khởi tạo công việc thông minh, chia việc dễ dàng, liên kết nhiệm vụ với các dự án. Hơn nữa, phần mềm này cũng hỗ trợ lên kế hoạch, theo sát tiến độ dự án và lên biểu đồ báo cáo trực quan. Tuy nhiên, phần mềm này cũng có nhược điểm liên quan đến tính năng và mức chi phí để có thể sử dụng.
Đoạn kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến phần mềm quản lý công việc mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Nếu bạn có bất cứ thông tin nào hoặc muốn đăng ký để sử dụng phần mềm cho doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777 của Pipedrive CRM Vietnam để được tư vấn và hỗ trợ.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
