Tích hợp Pipedrive Xero cho phép người bán hàng tạo hóa đơn từ chế độ xem chi tiết giao dịch của CRM và gửi liền mạch đến tài khoản Xero mà không gặp rắc rối trong quá trình sao chép và dán dữ liệu giữa hai công cụ. Vậy làm cách nào để kích hoạt tích hợp? Sử dụng như thế nào là đúng? Các vấn đề này sẽ được trả lời thông qua bài viết này.
Tổng quan về Pipedrive Xero
Trước khi đi vào tìm hiểu tích hợp Pipedrive và Xero và những tác động tích cực với quá trình bán hàng, chúng ta cần khái quát lại để xem vai trò của từng nền tảng đối với doanh nghiệp.
Tìm hiểu Pipedrive là gì?
Pipedrive là một công cụ quản lý bán hàng và quan hệ khách hàng được đánh giá cao. Nền tảng được thiết kế để giúp các nhóm bán hàng quản lý các quy trình bán hàng phức tạp hoặc kéo dài trong thời gian lâu, từ đó tập trung vào các hành động quan trọng trong việc chốt giao dịch.
Pipedrive software được kiểm soát thông qua giao diện trực quan rõ ràng với các tính năng mạnh mẽ như tích hợp email, theo dõi mục tiêu, báo cáo và dự báo. Quy trình bán hàng trực quan của Pipedrive nhắc người dùng hành động, duy trì tổ chức và kiểm soát quy trình bán hàng phức tạp.
Dưới đây là một số tính năng cần chú ý nhất của phần mềm CRM trong quá trình sử dụng Pipedrive Xero:
- Tự động đồng bộ hóa thông tin liên hệ của khách hàng khi tích hợp Pipedrive Xero để loại bỏ trùng lặp.
- Tạo các trường và bộ lọc tùy chỉnh cho các báo cáo chi tiết về doanh thu, giao dịch, hoạt động và khách hàng tiềm năng thông qua các báo cáo có thể tùy chỉnh.
- Thiết kế danh mục sản phẩm tùy chỉnh để chứa thông tin giá cả, thời hạn sản phẩm và ghi chú.
- Các tính năng theo dõi email.
Tìm hiểu Xero là gì?
Xero – Phần mềm kế toán dựa trên đám mây dành cho các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ – rất dễ dàng tích hợp với CRM. Với phần mềm này, người dùng có thể tự động hóa các tác vụ kinh doanh hàng ngày, bao gồm quản lý hàng tồn kho, bảng lương không giới hạn, tạo đơn đặt hàng và quản lý tài sản.
Xero cũng là một công cụ trực quan cao, cung cấp dashboard theo thời gian thực hiển thị bức tranh tài chính rõ ràng về doanh nghiệp của bạn.
Dưới đây là một số tính năng ưu việt của ứng dụng mà doanh nghiệp nên tận dụng khi tích hợp Pipedrive Xero:
1. Quản lý tài khoản phải trả:
Với tính năng đánh giá mạnh mẽ nhất của nền tảng, Xero giúp người dùng sắp xếp hệ thống thanh toán của mình, theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán, ghi lại các khoản thanh toán điện tử và áp dụng các khoản tín dụng của nhà cung cấp.
2. Quản lý tài khoản phải thu:
Tính năng gồm tạo hóa đơn, điều chỉnh hàng tồn kho và thanh toán của khách hàng.
3. Quản lý Ngân hàng và Tiền mặt:
Tính năng này cho phép người dùng tải lên các tệp như báo cáo ngân hàng để đăng ký giao dịch trong sổ sách, cách bố trí song song khi đối chiếu giao dịch giúp dễ dàng khớp các giao dịch và phát hiện các mục sao kê ngân hàng chưa được ghi lại.
Ngoài ra, khi sử dụng ứng dụng kế toán thông qua nền tảng Pipedrive Xero, hãy lưu ý đến một số tính năng tiện lợi khác như kế toán dự án hay quản lý hàng tồn kho.
Tích hợp Pipedrive Xero đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Pipedrive cung cấp các pipeline trực quan chi tiết để chỉ ra mỗi deal đang nằm ở giai đoạn nào vào thời điểm đó. Chức năng này cho phép các nhóm bán hàng xem nhanh tài khoản nào cần được ưu tiên, đồng thời đảm bảo không có khách hàng tiềm năng nào bị bỏ sót.
Sự tích hợp Pipedrive Xero cho phép người dùng tạo và gửi hóa đơn trực tiếp tới ứng dụng lập hóa đơn mà không cần rời khỏi nền tảng Pipedrive CRM.
Các lợi ích tuyệt vời đem tới cho doanh nghiệp được nơi dưới đây sẽ giải thích rõ hơn tại sao tổ chức kinh doanh của bạn nên nhanh chóng áp dụng Pipedrive Xero trong thời đại chuyển đổi số hiện nay.
Tiết kiệm thời gian khi nhập dữ liệu với Pipedrive Xero
CRM và ứng dụng kế toán cần nhiều thông tin giống nhau để phát huy hết tiềm năng. Cả hai đều cần biết tên khách hàng, sản phẩm/dịch vụ họ đã mua và nhiều hơn nữa. Việc nhập cùng một dữ liệu vào hai hệ thống khác nhau, định dạng lại và tải lên ứng dụng khác khá tốn thời gian và nhàm chán.
Nhờ có sự tích hợp Pipedrive Xero, bạn chỉ cần một ứng dụng CRM làm trung tâm thay vì đăng nhập và đăng xuất khỏi từng ứng dụng. Không cần lặp lại công việc xuất và tải lên, việc người dùng cần làm là nhập một khách hàng mới vào Pipedrive CRM và một hồ sơ mới sẽ tự động được tạo trong ứng dụng Xero mà không cần phải đăng nhập.
Giảm thiểu lỗi và dữ liệu xấu
Việc nhập liệu thủ công khá dễ gây ra lỗi, đặc biệt là nhập thông tin 2 lần. Sự khác biệt về dữ liệu giữa hai nền tảng CRM và kế toán sẽ gây ra các vấn đề lớn khó có thể khắc phục. Trên thực tế, các chuyên gia dữ liệu như Thomas Redman, Jack Olson và Larry English đều cho rằng 15 – 45% cho phí hoạt động của các tổ chức bị lãng phí do chất lượng dữ liệu hoặc các vấn đề trùng lặp dữ liệu.
Tích hợp Pipedrive Xero hoàn toàn có thể giúp giải quyết được vấn đề này. Việc loại bỏ lỗi do nhập thủ công không chỉ làm tăng độ chính xác, mà còn kiểm soát trùng lặp để đảm bảo không có trường hợp cùng một email được thêm hai lần vào hai tài khoản khác nhau. Việc này được thực hiện bằng cách tìm kiếm toàn bộ cơ sở dữ liệu của bạn trước khi tạo tài khoản mới.
Vì thế có thể xem Pipedrive cost như một khoản đầu tư xứng đáng để cứu bạn khỏi cái giá quá đắt do dữ liệu xấu với tích hợp Pipedrive Xero.
Đơn giản hóa hệ thống làm việc
Việc sử dụng nhiều ứng dụng cùng lúc có thể dẫn đến sự phức tạp trong hệ thống làm việc. Bạn cần có tất cả các ứng dụng để chia sẻ thông tin cần thiết để thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng và các nỗ lực marketing không đi ngược lại với nhau.
Sự tích hợp Pipedrive Xero làm cho các cuộc trò chuyện và sự trôi chảy giữa các ứng dụng trở nên dễ dàng và tự động. Nó cung cấp bức tranh toàn cảnh với đầy đủ thông tin về doanh nghiệp chỉ trong tích tắc. Một doanh nghiệp nhỏ cần đồng bộ hóa các giao dịch mua với cả Pipedrive CRM và ứng dụng kế toán để có được báo cáo doanh thu chính xác. Bên cạnh đó, việc tích hợp còn giúp quá trình báo cáo được tự động và đơn giản.
Theo dõi chặt chẽ trong thời gian thực
Việc theo dõi doanh thu cần phải được thực hiện ngay lập tức để không bỏ sót bất cứ điều gì. Tuy nhiên việc trao đổi dữ liệu thủ công đơn giản không cho phép thực hiện điều này. Người bán hàng tốn thời gian để đăng nhập, tải xuống dữ liệu rồi định dạng dữ liệu chỉ để đăng nhập vào ứng dụng khác và tải lên, sau đó tạo báo cáo.
Tích hợp Pipedrive Xero có nghĩa là dữ liệu cần thiết sẽ nằm trong ứng dụng bạn chọn làm trung tâm hoặc cả hai nếu bạn chọn đồng bộ hóa hai chiều của Pipedrive software.
Kích hoạt Pipedrive Xero
Trước khi bắt đầu tận dụng các lợi ích của tích hợp Pipedrive Xero, người dùng cần kết nối tài khoản ứng dụng kế toán của mình với tài khoản CRM.
– Bước 1: Di chuyển đến chế độ xem chi tiết của bất kỳ giao dịch nào trên Pipedrive và nhấp vào tab Create invoice >> nhấp vào nút View on Marketplace để hướng đến chợ ứng dụng của nền tảng.
Ngoài ra, bạn cũng có thể đi tới Tools and apps >> Invoicing và tìm tích hợp Xero từ danh sách ứng dụng.
– Bước 2: Khi tìm thấy ứng dụng Xero, nhấp vào Install now và cung cấp thông tin đăng nhập vào tài khoản Xero.
– Bước 3: Sau khi đăng nhập hợp lệ, bạn sẽ được chuyển trở lại giao diện CRM để lập trình cho các tùy chọn của tích hợp Pipedrive Xero.
Khi lập trình tích hợp Xero, bạn cần chọn trường Pipedrive nào sẽ điền vào trường hóa đơn đặt ra bởi Xero và thời điểm hóa đơn được đánh dấu là đến hạn. Dưới đây là các trường bạn cần xem xét để điền thông tin:
- To (Đến): Trường này được sử dụng cho người mà bạn muốn gửi hóa đơn đến.
- Address (Địa chỉ): Đây là trường địa chỉ thực của người nhận hóa đơn.
- Email: Người dùng sẽ điền địa chỉ email của người nhận hóa đơn vào trường Pipedrive Xero này.
- Customer tax ID (Mã số thuế khách hàng): Tuy thông tin này không bắt buộc đối với tất cả các hóa đơn, nhưng bạn có thể sử dụng trường này để giữ thông tin mã số thuế khách hàng.
- Due date (Ngày đến hạn): Người dùng sẽ thiết lập ngày đến hạn thanh toán tại trường này.
Sau khi đã chắc chắn với các lựa chọn trong trường Pipedrive để điền hóa đơn Xero, hãy nhấp vào nút Save để lưu các tùy chọn.
Sử dụng Pipedrive Xero đúng cách
Khi được cấp quyền sử dụng tích hợp Pipedrive Xero, bạn bắt đầu tiến hành tạo hóa đơn và nâng cao năng suất bán hàng của mình.
– Bước 1: Chọn nút Create invoice trong chế độ xem chi tiết của bất kỳ deal nào.
– Bước 2: Sau đó, bạn sẽ nhận được lời nhắc điền vào các chi tiết của hóa đơn.
Thông tin tại đây sẽ được gửi đến tài khoản Xero ngay sau khi hóa đơn được lưu.
Một số thông tin tích hợp Pipedrive Xero bạn cần lưu ý khi điền:
- Customer details: Được điền dựa trên các trường đã chọn khi tùy chọn hóa đơn được xác định.
- Invoice details: Thông tin được điền cần dựa trên nhu cầu của công ty.
- Invoice items: Đây là các mục hàng cụ thể (hàng hóa, dịch vụ) và tạo nên các khoản phí trong hóa đơn của bạn.
*Lưu ý: Khi sản phẩm có liên kết với deal được thêm vào Invoice items, bạn cần liên kết với từng sản phẩm hiện có trong tài khoản Xero của mình. Biểu tượng nhắc nhở bên cạnh mặt hàng sẽ thông báo khi nào liên kết thành công. Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo danh sách sản phẩm trong Pipedrive Xero luôn được cập nhật nếu đang sử dụng tính năng sản phẩm của nền tảng CRM.
– Bước 3: Trong phần Chi tiết khách hàng, hãy liên kết hóa đơn với khách hàng hiện tại trong tài khoản Xero hoặc tạo một khách hàng mới.
– Bước 4: Khi liên hệ đã được liên kết, bạn có tùy chọn Cập nhật thông tin khách hàng với nhà cung cấp. Khi bật tính năng này lên, thông tin – được thêm trong Address, Email và Tax ID – sẽ được đưa vào vào Xero nếu khác với thông tin đã lưu trước đó.
– Bước 5: Nhấp vào nút Create invoice sau khi đã nhập tất cả chi tiết hóa đơn.
Phần kết
Trên đây chính là bức tranh toàn cảnh về tích hợp Pipedrive Xero để bạn có thể tham khảo. Bạn có thể liên hệ với pipedrive.vn thông qua Hotline: 024.9999.7777 để được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tư vấn chi tiết và chuyên sâu hơn về sự kết hợp mạnh mẽ này.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
