Tích hợp Pipedrive Quickbooks là một trong những sự kết hợp được các doanh nghiệp ưa chuộng nhất. Vậy tại sao có sự tin tưởng này? Hãy đi tìm câu trả lời thông qua lợi ích của tích hợp đối với doanh nghiệp cũng như tìm hiểu cách sử dụng hiệu quả trên nền tảng CRM.
Tổng quan về Pipedrive Quickbooks
Trước khi đi sâu vào tích hợp, chúng ta cần có cái nhìn trực quan về từng phần mềm. Do đó, hãy cùng điểm qua một số thông tin khái quát nhất về Pipedrive và Quickbooks.
Pipedrive là gì?
Pipedrive được biết đến là công cụ quản lý bán hàng có thiết kế phù hợp cho các SMB. Nhiều lần góp mặt trong danh sách các CRM tốt nhất thế giới, nền tảng mạnh mẽ này cung cấp cách tiếp cận đơn giản và trực quan để doanh nghiệp phát triển nhanh chóng, trong đó bao gồm các khả năng theo dõi khách hàng hiện tại và tiềm năng cũng như giao dịch ở mọi giai đoạn.
Với Pipedrive, người dùng có thể xem chi tiết tất cả các liên hệ của mình từ một nơi và theo dõi các công việc quan trọng đối với nhóm bán hàng. Một trong những điểm mạnh so với các CRM khác của Pipedrive là khả năng trực quan hóa toàn bộ quy trình bán hàng từ thời điểm kết nối với khách hàng, khách hàng tiềm năng và giao dịch.
Việc đồng bộ hóa Quickbooks và Pipedrive cho phép người dùng thêm và cập nhật danh bạ vào Pipedrive software từ nền tảng CRM khác, cho dù đang ở văn phòng hay đang di chuyển. Pipedrive có giao diện người dùng được đơn giản hóa với một số tính năng bổ sung, giúp cho việc quản lý bán hàng trở nên trực quan và không gặp rắc rối.
Quickbooks là gì?
Quickbooks là một trong những phần mềm kế toán phổ biến nhất dành cho các SMB. Với mục tiêu đưa doanh nghiệp thoát khỏi công việc ghi sổ sách thủ công, hoặc sử dụng bảng tính rắc rối, công cụ giúp người dùng quản lý thu thập và chi phí cũng như theo dõi tình hình tài chính của tổ chức.
Bạn hoàn toàn có thể lập hóa đơn cho khách hàng, thanh toán hóa đơn, tạo báo cáo và chuẩn bị thuế. Quickbooks gồm một số giải pháp hỗ trợ cho nhu cầu kinh doanh khác nhau của doanh nghiệp, chẳng hạn như Quickbooks Online, Quickbooks Desktop, Quickbooks Payroll, Quickbooks Time.
Lợi ích của Pipedrive Quickbooks
Sự kết hợp của một nền tảng CRM và một công cụ kế toán chính là điều mà một doanh nghiệp cần nếu muốn tăng lợi nhuận và tiết kiệm thời gian. Hãy cùng xem qua một số lợi ích mà sự kết hợp giữa Pipedrive và Quickbooks mang lại cho tổ chức kinh doanh.
Tạo hóa đơn cho doanh nghiệp từ nền tảng Pipedrive CRM
Gửi hóa đơn chính là bước quan trọng để kết thúc giao dịch, do đó việc hợp lý hóa quy trình sẽ giảm bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán. Với tích hợp Pipedrive Quickbooks, nhóm bán hàng có thể tạo và gửi hóa đơn trực tiếp cho khách hàng để yêu cầu thanh toán.
Việc tập trung hóa nhiệm vụ này cũng giúp rút ngắn chu kỳ thanh toán và tạo ra nhiều dòng tiền hơn cho doanh nghiệp.
Hỗ trợ cải thiện sự hài lòng của khách hàng
Trả lời câu hỏi của khách hàng và giải quyết các vấn đề của họ kịp thời có thể dẫn tới sự hài lòng của khách hàng hiện tại/tiềm năng được cải thiện đáng kể. Tích hợp Pipedrive Quickbooks giúp các đại diện bán hàng có tất cả thông tin cần thiết để nhanh chóng trả lời các thắc mắc và yêu cầu mà không cần thông qua các bộ phận khác.
Việc cung cấp kiến thức thời gian thực này giúp cho bộ phận bán hàng có được những cuộc gọi chất lượng hơn, tỷ lệ chuyển đổi cao hơn và tạo cơ sở khách hàng trung thành cho công ty của bạn.
Giảm chi phí và tăng lợi nhuận
Sự cộng tác tốt giữa các bộ phận và một lực lượng lao động được kết nối đồng nghĩa với năng suất tốt hơn và chi phí giảm đi cho lợi nhuận tăng cao. Khi tích hợp Pipedrive Quickbooks, nhóm bán hàng của bạn có thể làm việc toàn diện trên nhiều đầu việc cùng một lúc, từ đó đạt được nhiều thành quả hơn.
Tích hợp lực lượng lao động liền mạch cũng giúp tránh trùng lặp công việc và nhập dữ liệu kép.
Theo Institute for Corporate Productivity (i4cp), 40% các tổ chức – với tốc độ tăng trưởng doanh thu cao, vượt trội về lợi nhuận và thị phần – đều đang chuyển đổi sang làm việc với các giải pháp tích hợp. Các nhân viên gắn kết và kết nối với nhau nhiều hơn dẫn đến năng suất cao hơn 17%, lợi nhuận cao hơn 21% và xếp hàng khách hàng cao hơn 18%.
Do đó, các doanh nghiệp vốn có xu hướng sử dụng ERP và CRM riêng biệt, giờ đây nên tập trung vào việc tạo một môi trường an toàn – nơi các nhóm có thể tích cực làm việc và tham gia vào đa nhiệm vụ, bằng cách tích hợp Pipedrive Quickbooks.
Giảm thiểu chi phí đào tạo
Luồng dữ liệu liền mạch và các hệ thống hợp nhất tác động trực tiếp đến chi phí đào tạo và các chi phí CNTT khác. Do đó, tích hợp Pipedrive Quickbooks có thể giúp nhóm bán hàng của bạn được đào tạo cả hai phần mềm cùng 1 lúc. Điều này cũng giúp nâng cao hiểu biết của mình về các mục tiêu kinh doanh cốt lõi và học cách thực hiện các hành động quan trọng liên quan đến các bộ phận khác.
Chi phí có thể được giảm đáng kể nếu doanh nghiệp chuyển sang tích hợp Pipedrive Quickbooks, đồng thời nhân viên bán hàng cũng dễ dàng ghi nhớ kiến thức qua các buổi đào tạo.
Dự báo, dự đoán và trí tuệ doanh nghiệp
Dữ liệu thời gian thực và quyền truy cập vào các giao dịch tài chính hàng năm hoặc gần đây tạo cơ hội tốt để có kế hoạch tài chính chính xác. Tích hợp Pipedrive Quickbooks dẫn đến báo cáo chính xác về doanh nghiệp của bạn dựa trên KPI đã đặt ra. Cái nhìn toàn diện về dữ liệu tài chính và khách hàng cũng cho phép đưa ra các quyết định sáng suốt liên quan đến cung – cầu.
Kích hoạt tích hợp Pipedrive Quickbooks
Lưu ý: Chỉ 1 người dùng trên mỗi tài khoản Pipedrive có thể tích hợp Quickbooks đang hoạt động tại một thời điểm. Người dùng đã cài đặt tích hợp là người duy nhất có thể xem được hóa đơn trong Pipedrive.
– Bước 1: Để kết nối Pipedrive Quickbooks, bạn chuyển đến Tools and apps >> Invoicing và chọn Quickbooks. Lúc này, người dùng được đưa tới Marketplace của Pipedrive để hoàn tất quy trình cài đặt và cấp cho ứng dụng quyền truy cập vào tài khoản của mình.
– Bước 2: Khi thông tin đăng nhập Quickbooks hợp lệ, người dùng được chuyển quay trở lại phần cài đặt Pipedrive để định cấu hình tùy chọn tích hợp Quickbooks.
Khi thiết lập tích hợp Pipedrive Quickbooks, bạn cần chọn các trường và ngày đến hạn với thông tin sẽ được điền sau khi hóa đơn được tạo xong trong nền tảng CRM.
Dưới đây là các trường bạn cần điền thông tin khi tích hợp:
- To (Đến): Trường dành cho người mà bạn muốn gửi hóa đơn tới. Vì hóa đơn thường được bộ phận tài khoản của công ty thanh toán, vì thế bạn nên sử dụng trường Organization – Name của Pipedrive.
- Address (Địa chỉ): Đây là trường dành cho địa chỉ thực của người nhận hóa đơn. Tại đây, bạn được khuyên nên sử dụng trường Organization – Address của nền tảng Pipedrive.
- Email: Trường này chứa địa chỉ email của người nhận hóa đơn. Vì trường email trong Pipedrive là trường kiểu cá nhân nên người dùng được khuyên sử dụng trường Person – Email của phần mềm.
- Customer tax ID (Mã số thuế khách hàng): Không phải tất cả hóa đơn trong Pipedrive Quickbooks đều yêu cầu thông tin này, nhưng nếu người dùng đã tạo trường tùy chỉnh này nhằm giữ thông tin mã số thuế khách hàng, thì nên sử dụng trường đó.
- Due date (Ngày đến hạn): Với trường này, người dùng có thể thiết lập ngày đến hạn thanh toán.
– Bước 3: Khi đã hài lòng với các lựa chọn của mình để điền thông tin vào Quickbooks, hãy nhấp vào nút Save để lưu các tùy chọn tích hợp Pipedrive Quickbooks.
Sử dụng tích hợp Pipedrive Quickbooks
Tích hợp Pipedrive Quickbooks cho phép người dùng tạo hóa đơn và theo dõi trực tiếp từ nền tảng CRM, cũng như đồng bộ hóa trạng thái hóa đơn Quickbooks với Pipedrive và ưu tiên quy trình bán hàng của mình bằng cách tập trung vào các hóa đơn yêu cầu thanh toán.
Khi tích hợp thành công hệ thống Pipedrive Quickbook, bạn hoàn toàn có thể quản lý quy trình bán hàng của mình từ đầu đến cuối.
Chẳng hạn, bạn có thể mở các hóa đơn đã thanh toán, xem các ước tính đã thanh toán, các hóa đơn bị vô hiệu, quá hạn, đã xóa và đã thanh toán một phần, tạo lời nhắc cho các hóa đơn chưa thanh toán và truy cập thông tin hóa đơn chi tiết trong một dashboard.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết việc sử dụng tích hợp Pipedrive Quickbooks ngay trên chính giao diện CRM.
– Bước 1: Sau khi hoàn tất tích hợp, người dùng đi tới chế độ xem chi tiết của bất kỳ giao dịch nào để tạo hóa đơn đầu tiên. Nhấp vào tab Invoice >> tiếp tục click + Invoice để bắt đầu tạo.
– Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin chi tiết vào hóa đơn. Thông tin được thêm sẽ được gửi đến tài khoản Quickbooks của bạn khi sales invoice được lưu lại.
Các thông tin chi tiết cho hóa đơn trong tích hợp Pipedrive Quickbooks gồm:
1. Customer Details (Chi tiết khách hàng):
Những thông tin này sẽ được tự động điền dựa trên các trường đã chọn khi thiết lập tùy chọn lập hóa đơn trên Quickbooks.
2. Invoice Details (Chi tiết hóa đơn):
Bạn cần điền các chi tiết này dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu người dùng muốn điều chỉnh chức năng thuế của hóa đơn, gồm loại tiền tệ được sử dụng cho hóa đơn, thì tiền tệ là trường bắt buộc đối với Quickbooks.
3. Invoice Items (Mục hóa đơn):
Trường này phản ánh các mục như hàng hóa hoặc dịch vụ với vai trò tạo nên các khoản phí trong hóa đơn của người bán hàng. Các sản phẩm có liên kết với deal của bạn sẽ được tự động điền vào trong trường.
*Lưu ý: Khi sản phẩm có liên kết với deal đã được thêm vào Invoice Items, bạn cần liên kết từng mục với sản phẩm trong tài khoản Quickbooks. Sẽ có biểu tượng nhắc nhở bên cạnh mặt hàng của bạn cho đến khi nó được liên kết thành công.
Nếu sử dụng tính năng sản phẩm trên nền tảng CRM khi tích hợp Pipedrive Quickbooks, doanh nghiệp nên đảm bảo danh sách sản phẩm của mình được cập nhật.
– Bước 3: Trong Customer Details, bạn liên kết hóa đơn với khách hàng hiện tại trong tài khoản Quickbooks của mình hoặc một tài khoản mới.
Sau khi liên hệ được liên kết, người dùng có tùy chọn cập nhật thông tin khách hàng với nhà cung cấp. Nếu tính năng này đã được kích hoạt, thông tin được thêm vào Address (Địa chỉ), Email và Tax ID (Mã số thuế) sẽ được thêm vào Quickbooks nếu khác với thông tin đã được lưu.
– Bước 4: Nhấn vào nút Create invoice sau khi đã nhập tất cả các chi tiết hóa đơn.
Để hiểu hơn về cách kích hoạt và sử dụng tích hợp Pipedrive Quickbooks, bạn hãy nhấp vào nút ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ nhân viên có chuyên môn của chúng tôi hỗ trợ.
Phần kết
Với những thông tin nêu trên, hy vọng rằng bạn đã phần nào hiểu được tầm quan trọng của tích hợp Pipedrive Quickbooks đối với công việc bán hàng, cũng như biết được cách sử dụng tích hợp này sao cho hiệu quả nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết hoặc có nhu cầu tư vấn chi tiết về các Pipedrive plans để đăng ký sử dụng cho tổ chức, bạn vui lòng liên hệ với Pipedrive CRM Vietnam qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự hỗ trợ kịp thời.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
