Quy trình bán hàng là gì?
Quy trình bán hàng (Sales process) được biết đến là một chuỗi các hoạt động được xây dựng và thiết lập để doanh nghiệp có thể sắp xếp các công việc từ nhỏ đến lớn giúp đạt được hiệu quả làm việc tốt nhất. Bằng cách xây dựng một quy trình dành riêng cho nhân viên bán hàng, nhân sự trong doanh nghiệp có thể hình dung các công việc cần thực hiện, thiết lập báo cáo bán hàng, phân tích số liệu chuyên sâu và đưa ra các phương án phát triển phù hợp.
Với một quy trình bán hàng hoàn chỉnh, toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp có thể dễ dàng kết hợp và trao đổi. Ngoài ra, đội ngũ quản lý cũng có thể nhìn nhận và đánh giá năng lực của nhân viên một cách khách quan nhất. Phương pháp này có lưu đồ và sơ đồ được áp dụng cho cả quy trình bán hàng trực tiếp và online trong bất cứ lĩnh vực nào.
Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng quy trình bán hàng?
Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn chưa được xây dựng một quy trình bán hàng hoàn chỉnh thì chắc hẳn vẫn chưa hiểu được vai trò của giải pháp này.
- Xây dựng nét bán hàng riêng biệt: Để tạo ấn tượng mạnh với khách hàng, các nhân sự trong doanh nghiệp nhất quán và tổng thể sẽ có một nét bán hàng riêng biệt. Bằng cách này, số lượng khách hàng trung thành sẽ ngày càng gia tăng và đem lại hiệu quả kinh doanh cao.
- Cải tiến chiếc lược kinh doanh: Tất cả các nhân viên đều làm việc và thực hiện chung một quy trình chính, vì vậy sẽ hiểu rõ được bước nào sẽ khó khăn, bước nào sẽ đem lại hiệu quả từ đó đưa ra phương án giải quyết tốt để đạt được mục tiêu đề ra.
- Gia tăng doanh số bán hàng: Một quy trình bán hàng hoàn chuẩn, giải quyết nhanh gọn các nhu cầu thực tế của khách hàng chắc chắn sẽ làm gia tăng doanh số. Khi đó, nhân viên bán hàng sẽ biết được họ cần làm những gì để có thể hỗ trợ khách hàng và khách hàng sẽ có thời gian cũng như không gian để đưa ra quyết định mua hàng nhanh nhất.
- Rõ ràng trong mọi quy trình: Toàn bộ các bước trong một quy trình bán hàng của doanh nghiệp đều được kê khai minh bạch với các bộ phận được cho phép. Qua đó, các nhân sự có thể dễ dàng cộng tác và hỗ trợ lẫn nhau.
- Hạn chế nhiều rủi ro: Bằng cách xác định được những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải để đưa ra những phương hướng phát triển mới hạn chế được những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình làm việc.
- Đem đến nhiều trải nghiệm tích cực: Quy trình thực hiện dễ dàng, tốc độ xử lý nhanh gọn sẽ giúp cho khách hàng đến gần hơn với doanh nghiệp bởi những trải nghiệm tốt nhất.
Với những lý do này, doanh nghiệp chắc chắn phải thiết lập một quy trình bán hàng hoàn chỉnh để hỗ trợ và cạnh tranh trực tiếp với các đối thủ khác. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải khi tiến hành xây dựng một quy trình hỗ trợ bán hàng.
Những khó khăn khi doanh nghiệp xây dựng quy trình bán hàng
Để thiết lập một quy trình bán hàng chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ có thể gặp phải những khó khăn dưới đây:
- Nhiều ý kiến không thống nhất: Mỗi nhân sự trong doanh nghiệp sẽ có những cách bán hàng riêng, chính vì vậy quy trình thực hiện hầu như đều không giống nhau. Do đó, rất khó có thể kiểm soát được số lượng cũng như chất lượng.
- Mất nhiều thời gian và nguồn lực: Một quy trình bán hàng do doanh nghiệp tự xây dựng đòi hỏi phải nghiên cứu chuyên sâu với lý thuyết và nhiều sơ đồ mới có thể thực hiện. Bằng cách này vô hình chung doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian và nguồn lực để có thể thực hiện.
- Tìm kiếm phần mềm sử dụng: Trên thị trường có đa dạng các phần mềm tổng hợp toàn bộ quy trình bán hàng. Tuy nhiên, để tìm được phần mềm phù hợp với doanh nghiệp không phải là một điều dễ. Bởi lẽ, có những phần mềm không sở hữu đầy đủ các tính năng, không đảm bảo an toàn bảo mật và có mức giá không mấy hợp lý.
Với những khó khăn này, doanh nghiệp bắt buộc phải tìm ra một phương pháp để xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp vừa đáp ứng yêu cầu sử dụng vừa kết nối nhân sự nhanh chóng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về sơ đồ quy trình bán hàng 10 bước đang được các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều trong thời gian gần đây.
Một quy trình bán hàng bao gồm những bước nào?
Nếu bạn vẫn chưa biết quy trình bán hàng gồm mấy bước thì hãy theo dõi ngay thông tin mô phỏng 10 bước của một quy trình hoàn chỉnh dưới đây.
Giai đoạn 1 – Phát triển cơ hội bán hàng
Trong giai đoạn 1 của quy trình bán hàng sẽ bao gồm 04 bước thực hiện:
- Bước 1: Tìm kiếm cơ hội để bán hàng
Tại đây, doanh nghiệp gia tăng số lượng khách hàng tiềm năng bằng nhiều cách khác nhau qua đó sử dụng phần mềm để thu thập thông tin khách hàng, tiếp cận và phát triển khách hàng tiềm năng, đồng thời quản lý toàn bộ thông tin lưu trữ trên cùng một nền tảng. Ngoài ra, bạn cũng có thể quản lý mọi tương tác của khách hàng trên nhiều phương tiện khác nhau như Website, Facebook, Zalo…
Một vài lưu ý cho bạn khi thực hiện bước này: Phải tập trung và thể hiện kiến thức cũng như kỹ năng đối với khách hàng, làm quen với những lời từ chối, đa dạng hóa thông tin để tìm kiếm tệp khách hàng mới và phán đoán đưa ra những cơ hội tốt nhất cho doanh nghiệp.
- Bước 2: Lên kế hoạch nghiên cứu và chuẩn bị
Là một trong những bước quan trọng của một quy trình bán hàng, sau khi đã thu thập được đầy đủ thông tin bạn cần nghiên cứu và lập kế hoạch để chuẩn bị cho những phương hướng thực hiện mới. Ngoài những thông tin chi tiết về sản phẩm và dịch vụ, bạn cần nắm vững được các tin tức mới nhất về ngành, những con số ấn tượng và những thông tin liên quan trực tiếp đến khách hàng. Bước này sẽ được thực hiện tại hầu hết các phòng ban như kinh doanh, phát triển sản phẩm, Marketing…
- Bước 3: Khám phá bán hàng
Đây được xem là bước kiểm tra chất lượng của khách hàng tiềm năng để phán đoán và phân loại đâu là khách hàng chất lượng của doanh nghiệp. Với khách hàng có chất lượng càng cao thì tỉ lệ chốt sẽ càng cao và ngược lại. Trong trường hợp nhóm khách hàng chưa đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể nuôi dưỡng và đưa ra phương án xây dựng phù hợp trong quy trình bán hàng.
- Bước 4: Đề xuất giải pháp
Tiếp đến là bước tìm kiếm giải pháp khắc phục yêu cầu mà khách hàng mong muốn. Để thực hiện tốt bước này, doanh nghiệp cần phải đào tạo đội ngũ tư vấn kiến thức chuyên sâu về sản phẩm hay dịch vụ. Bằng cách tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, bạn sẽ đưa ra được những ý tưởng hay về sản phẩm và làm việc trực tiếp với kế toán đề xây dựng một mức giá hợp lý nhất.
Giai đoạn 2 – Bán hàng
Đến giai đoạn tiếp theo chính là giai đoạn bán hàng, một trong những giai đoạn có nhiều bước quan trọng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua:
- Bước 5: Tư vấn và bán hàng
Bước này trong quy trình bán hàng chính là thời điểm để bạn tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, lắng nghe những yêu cầu và mong muốn của họ về sản phẩm hay dịch vụ đang quan tâm. Bạn có thể lựa chọn hình thức tư vấn như gặp mặt trực tiếp, gọi điện, liên lạc qua mạng xã hội hoặc gửi email Marketing.
- Bước 6: Xử lý các yêu cầu của khách hàng
Sau khi đã nắm bắt được các yêu cầu của khách hàng, bước tiếp theo trong quy trình bán hàng chính là xử lý các yêu cầu. Để xử lý được đòi hỏi bạn phải có kiến thức chuyên môn cũng như khả năng vận dụng vào thực tế. Đây là một trong những bước quan trọng mà không phải nhân sự tư vấn nào cũng có thể làm tốt.
Lưu ý, để làm tốt bước này bạn cần thực hiện nhiều công việc như lưu trữ lại phản hồi của khách hàng, xác nhận và giải đáp thắc mắc, tuyệt đối không được tranh luận với khách hàng, trả lời với phong thái tự tin và đặc biệt cung cấp thông tin một cách khéo léo cho khách hàng dễ hiểu.
- Bước 7: Chốt đơn
Đây là một trong những bước thực hiện quan trọng nhất của quy trình bán hàng vì nó quyết định tới việc khách hàng có lựa chọn doanh nghiệp của bạn hay không? Để thực hiện tốt bước này, bạn cần cải tiến và áp dụng phương pháp của chính mình, sử dụng thành thạo và dần cải tiến theo thời gian.
Giai đoạn 3 – Chăm sóc khách hàng sau bán
Cuối cùng là giai đoạn chăm sóc khách hàng sau bán, đây được xem là bước quyết định khách hàng có quay trở lại mua sản phẩm thêm một lần nữa hay không.
- Bước 8: Thực hiện theo đúng quy định sau bán
Khi tư vấn và hỗ trợ khách hàng, nếu bạn cam kết và đưa ra bất cứ quy định nào cần phải thực hiện nghiêm túc và đúng đắn sau quá trình bán hàng. Điển hình như các dịch vụ bảo hành, bảo trì và các cam kết chất lượng sau bán. Nếu bạn giữ đúng lời hứa với khách hàng thì đây cũng chính là cách để tạo độ uy tín và niềm tin.
- Bước 9: Gần gũi và thân thiết với khách hàng
Bán được sản phẩm hay dịch vụ nhiều lần cho một khách hàng, để làm được điều này bạn cần thực hiện một bước cực kỳ quan trọng trong quy trình bán hàng chính là gần gũi và thân thiết với khách hàng. Bằng cách này, bạn sẽ giữ được mối quan hệ lâu dài và giúp khách hàng đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.
- Bước 10: Báo cáo và phân tích
Bước cuối cùng trong quy trình bán hàng chính là phân tích và thực hiện báo cáo. Toàn bộ thông tin giao dịch với khách hàng sẽ được bảo vệ an toàn, qua đó bạn có thể thống kê được toàn bộ đơn hàng thành công và các đơn hàng thất bại từ đó thiết lập được số liệu theo tháng, theo quý hay theo năm. Bằng cách này, bạn có thể nắm bắt được hiệu quả công việc của cá nhân. Ngoài ra, bằng những số liệu thực tế có thể phân tích chuyên sâu và đưa ra kế hoạch ngắn hạn cũng như dài hạn trong thời gian tiếp theo.
Với 10 bước trong quy trình bán hàng, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình thực hiện để đẩy nhanh hiệu quả bán hàng tốt hơn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một giải pháp hỗ trợ xây dựng quy trình làm việc hoàn hảo cho doanh nghiệp hiện nay.
Pipedrive giải pháp tự động hóa quy trình bán hàng
Một trong những giải pháp hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng áp dụng cho mọi dự án từ doanh nghiệp B2B đến B2C có thể kể đến chính là Pipedrive. Đây được xem là một những phần mềm được sử dụng phổ biến trên thế giới với hơn 100.000 doanh nghiệp tại hơn 179 quốc gia trên thế giới.
Phần mềm này tổng hợp rất nhiều các tính năng đặc biệt để hỗ trợ doanh nghiệp có một quy trình bán hàng hoàn chỉnh. Điển hình là các chức năng nổi bật như quản lý liên hệ, lọc và phân loại khách hàng theo đa dạng các trường thông tin, đề xuất công việc cần làm, chuyển đổi các bước thực hiện và tích hợp đồng bộ với hơn 350+ ứng dụng khác nhau để hỗ trợ làm việc hiệu quả. Nhìn chung, Pipedrive là phần mềm bao gồm tất cả các bước trong một quy trình bán hàng vừa rút ngắn thời gian thực hiện lại tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản mà bạn có thể tham khảo để xây dựng một quy trình bán hàng phù hợp. Trong quá trình tham khảo nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline của pipedrive.vn 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
