Pipedrive Scheduler được nhận định là một trong những tính năng mạnh mẽ của nền tảng CRM Pipedrive và hỗ trợ đáng kể cho hoạt động bán hàng bận rộn hàng ngày của đội ngũ sales. Để hiểu rõ hơn cũng như phát huy được hết khả năng của công cụ này cho công việc, bài viết sẽ giải thích tính năng và cung cấp một số mẹo đơn giản trong quá trình sử dụng Scheduler.
Pipedrive Scheduler là gì?
Cuộc chiến bán hàng trong doanh nghiệp mất khá nhiều thời gian cho việc tìm ra thời điểm thích hợp để tạo cuộc trò chuyện giá trị và hợp lý với khách hàng tiềm năng. Như một “vị cứu tinh” cho quỹ thời gian quý giá và công sức của nhân viên sales, tính năng Pipedrive Scheduler là cách tuyệt vời để giữ liên lạc với khách hàng vào thời điểm thuận lợi của cả hai.
Công cụ được thiết kế đặc biệt để lên lịch và xác nhận các cuộc họp bán hàng, từ đó cho phép người bán hàng đề xuất và sắp xếp cuộc họp nhanh chóng dựa trên tình trạng sẵn sàng của lịch chung hoặc thời điểm gặp mặt một lần cụ thể. Người dùng có thể đặt cuộc họp định kỳ, thời lượng, ghi chú, URL hoặc nhiều trường bổ sung để người nhận dễ dàng điền vào.
Sau khi các cuộc họp được lên lịch, email xác nhận sẽ được gửi cho cả hai bên và lịch tự động được cập nhật. Nếu một cơ hội xuất hiện trong thời gian ngắn, Pipedrive Scheduler là công cụ lý tưởng để tìm và chia sẻ khoảng thời gian sẵn sàng bên cạnh lịch trình làm việc thông thường.
Hiện tại tất cả các Pipedrive plans đều bao gồm tính năng Scheduler mặc dù sẽ có một số giới hạn nhất định đối với gói cấp thấp, nhưng các lợi ích của nó sẽ còn hoạt động tốt nhất khi được sử dụng cùng với tính năng đồng bộ hóa email.
Cách sử dụng chi tiết Pipedrive Scheduler đã được hướng dẫn trong video bên dưới, vui lòng click vào để tìm hiểu rõ hơn.
Ngoài Scheduler, Pipedrive còn công bố chức năng trợ lý ảo với Google Assistant và lập hóa đơn với Xero, từ đó giúp giảm bớt gánh nặng hàng chính và giải phóng các chuyên gia bán hàng để tập trung hơn vào việc chốt giao dịch.
Tầm quan trọng của tính năng Pipedrive Scheduler
Theo thống kê, 68% khách hàng của Pipedrive nói rằng việc tìm thời gian họp rất phức tạp. 71% khách hàng cho biết đôi khi hoặc thường xuyên cần ba lần sắp xếp hoặc hơn thế thì mới có được một cuộc họp lên lịch.
Các nhân viên bán hàng chia sẻ họ mất khá nhiều thời gian và sức lực để quay đi quay lại sắp xếp lịch với mỗi liên hệ, bởi không thể nắm bắt được khoảng thời gian sẵn sàng của cả đôi bên. Hệ quả là các email qua lại liên tục được gửi đi nhằm giải quyết vấn đề tìm thời gian họp phù hợp. Tệ hơn nữa, nếu bạn phải yêu cầu đổi lịch vì vô tình nhận ra lịch đó đã bị trùng thì có nguy cơ làm khách hàng tiềm năng thất vọng và xác suất chốt giao dịch bị giảm sút trầm trọng.
Việc lập kế hoạch theo cách thủ công không những đem tới sự khó chịu, rắc rối mà còn lãng phí thời gian cũng như công sức, đôi khi ảnh hưởng tới kết quả công việc. Do đó, sự ra đời của Pipedrive Scheduler chính là giải pháp tuyệt vời cho vấn đề này.
Thật lý tưởng khi người bán hàng có thể nhanh chóng thiết lập lịch của mình để hiển thị tình trạng sẵn sàng/bận dưới dạng các khối thời gian. Không chỉ thế, bạn còn được phép chia sẻ tình trạng sẵn sàng của mình trực tuyến với bất kỳ ai thông qua một liên kết đơn giản, qua đó cho phép khách hàng tiềm năng chọn được thời gian phù hợp với khung thời gian của bạn. Quá dễ dàng!
Các tip sử dụng Pipedrive Scheduler hiệu quả
Như đã đề cập ở phần trên, sự xuất hiện của Pipedrive Scheduler được ví như một “vị cứu tinh” cho nhân viên bán hàng để tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, có một vấn đề được đặt ra ở đây là làm cách nào để có thể tận dụng hết sức mạnh của công cụ lập lịch này trong quá trình chăm sóc mối quan hệ bán hàng? Hãy cùng chúng tôi đi sâu hơn vào một số mẹo để sử dụng tính năng Scheduler hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
Bắt đầu lên lịch trong Pipedrive Scheduler
Để lên lịch họp đề xuất, bạn chọn “Propose times” ngay bên cạnh tab “Activity” nằm bên trong “Detail View” của bất kỳ deal, liên hệ hoặc tổ chức nào của Pipedrive account. Trong trường hợp sử dụng gói Advanced hoặc Professional – có tính năng đồng bộ hóa email được bật, bạn có thể truy cập “Proposal times” từ tab Email trên bất kỳ trang chi tiết nào hoặc trực tiếp trong hộp thư đến email của bạn.
Sau khi đã tạo liên kết Pipedrive Scheduler, bạn có thể nhập trực tiếp link vào trình soạn email để gửi cho khách hàng của mình. Lúc này, khách hàng với liên kết được thiết lập sẵn khả năng sẵn sàng của nhân viên bán hàng có thể trực tiếp chọn thời gian cụ thể sao cho tiện nhất.
Thiết lập tình trạng sẵn sàng chung
Khi lên lịch về khả năng sẵn sàng chung, bạn đang chọn khung thời gian rộng hơn với khách hàng tiềm năng. Pipedrive Scheduler được thiết kế với các cửa sổ lớn hơn dành cho nhân viên sales để bạn có nhiều thời gian hơn cho việc lên lịch thường xuyên cho các buổi như giới thiệu sản phẩm hoặc webinar.
Nếu bạn muốn có một lịch được mở rộng hơn đồng thời muốn cho phép khách hàng đặt lịch trước, hãy chọn “Set availability” hoặc là một trong số các “Availability” mà bạn đã lập trình và cung cấp thông tin của bạn.
Người dùng gói Advanced có giới hạn liên kết “General availability” hoạt động, trong khi người dùng Professional và Enterprise có số lượng liên kết đang hoạt động không giới hạn.
Thời gian cụ thể
Khi lên lịch cho một thời gian cụ thể, bạn sẽ chọn các thời điểm cụ thể cho cuộc gặp một lần với khách hàng tiềm năng – được thiết kế cho các cuộc họp đột xuất, cuộc họp ăn trưa hoặc các cuộc gọi điện thoại đã lên lịch.
Nếu có một lịch trình bận rộn và nhận ra cần phải sắp xếp một cuộc gặp mặt nhanh với khách hàng, bạn hãy chọn “Pick times” và chọn bất kỳ thời điểm rảnh rỗi nào của mình để đề xuất cho khách hàng thông qua email.
Quản lý thời gian được đề xuất
Để điều chỉnh thông tin về thời gian cụ thể của bạn hoặc liên kết về trạng thái sẵn sàng chung thuộc Pipedrive Scheduler, hãy chọn “Proposal times” >> “Manage availability” để quản lý khả năng sẵn sàng chung hoặc biểu tượng bánh răng bên cạnh “Pick times” để quản lý khung thời gian cụ thể.
Khi tới trang có thể thấy các liên kết Scheduler chung hoặc cụ thể, bạn có thể nhấp vào các nút sau để quản lý liên kết của mình:
- Expand: Xem các khoảng thời gian sẵn sàng trong liên kết Scheduler được chỉ định
- Biểu tượng thùng rác: Xóa liên kết Pipedrive Scheduler
- Biểu tượng xem trước: Xem trước những gì người nhận liên kết sẽ thấy
- Share: Chia sẻ liên kết Scheduler
Để xóa cuộc hẹn cụ thể, chỉ cần chọn hoạt động trong lịch Pipedrive của bạn và nhấp vào biểu tượng thùng rác ở dưới cùng bên phải của chi tiết hoạt động.
Đặt trước một khoảng thời gian
Khi bạn đã chọn được thời gian rảnh của mình thì một liên kết sẽ được tạo trong nội dung email đang soạn của bạn. Đối với văn bản liên quan, người soạn có thể thay đổi thành bất cứ gì cảm thấy phù hợp với giọng điệu của cuộc trò chuyện.
Khi được nhấp vào, khách hàng tiềm năng sẽ có thể xem thời gian đã được đặt lịch của bạn, sau đó lựa chọn thời gian phù hợp và tiện lợi nhất với mình cũng như xác nhận việc đặt thời gian đó trên lịch của bạn.
Từ đó, khách hàng tiềm năng sẽ nhận được lời mời theo lịch tại địa chỉ email được cung cấp, vì vậy họ sẽ không dễ dàng gì quên được khoảng thời gian quan trọng đã được lên lịch từ hai phía.
Bằng cách chọn một khoảng thời gian và cung cấp thông tin chi tiết có liên quan thông qua Pipedrive Scheduler, cuộc gặp mặt với khách hàng tiềm năng đó sẽ được lưu thành một hoàn động trong tài khoản Pipedrive của bạn tại thời điểm mà khách hàng tiềm năng đã chọn xong khung thời gian phù hợp.
>>Xem thêm: Pipedrive plans và các tính năng nổi bật không nên bỏ qua
Mọi thông tin do khách hàng cung cấp như tên, số điện thoại và câu trả lời cho bất kỳ trường nào bạn đã lập trình trong lời mời cuộc họp sẽ được lưu dưới dạng ghi chú liên quan đến hoạt động đó, vì vậy bạn có thể dễ dàng tham khảo trước khi nói chuyện với khách hàng tiềm năng.
Phần kết
Trên đây chỉ là một số mẹo sử dụng Pipedrive Scheduler hiệu quả dành cho nhân viên bán hàng. Để trực tiếp cảm nhận sự tiện ích của công cụ này dành cho công việc bán hàng, bạn có thể đăng ký dùng thử Pipedrive 14 ngày hoặc đăng ký các gói tại pipedrive.vn – địa chỉ chính thức đầu tiên tại Việt Nam cung cấp dịch vụ Pipedrive CRM. Mọi câu hỏi và thắc mắc của bạn sẽ được giải đáp chi tiết khi liên hệ qua Hotline: 024.9999.7777.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”.
