Pipedrive email automation là tính năng tự động gửi email đi nếu thỏa mãn một số điều kiện do người dùng cài đặt trước đó. Để biết cách tận dụng triệt để tính năng tiện lợi này cho việc nâng cao hiệu quả bán hàng, hãy cùng đi sâu hơn vào các đặc điểm nổi bật của tự động hóa email trong nền tảng Pipedrive thông qua bài viết dưới đây, kèm theo đó là những bí quyết tạo nên một chiến dịch email marketing thành công.
Tổng quan về Pipedrive email automation
Với người làm marketing, việc thực hiện những chiến dịch quảng bá sản phẩm qua email không còn là điều xa lạ trong thời đại công nghệ 4.0. Thực tế chứng minh marketing qua email hiệu quả hơn 40% so với marketing qua các kênh mạng xã hội khác, chẳng hạn Facebook hay Twitter. Để hỗ trợ chiến dịch marketing, Pipedrive software mang đến cho các doanh nghiệp một công cụ được gọi là Pipedrive email automation.
Pipedrive email automation là gì?
Đúng như tên gọi, Pipedrive email automation có các chức năng tự động liên quan đến làm việc với email, chẳng hạn như gửi email, theo dõi tình trạng email,…Việc sử dụng chuỗi email tự động trong chiến dịch email cho phép doanh nghiệp giữ liên lạc với những subscriber của mình mà không cần phải cập nhập mọi chiến dịch email theo cách thủ công – vừa mất thời gian vừa tổn hao công sức.
Mỗi khi bạn sẵn sàng công bố sản phẩm mới hoặc đợt giảm giá, những người đăng ký email sẽ có cơ hội tiếp cận nhanh chóng và có thể hiện sự quan tâm của mình.
Pipedrive email automation cho phép doanh nghiệp lên lịch trước cho các template tự động hóa và tuân thủ tần suất gửi email như đã hứa hẹn trước trong welcome email. Việc sử dụng tính năng tự động hóa email cho phép đội nhóm gửi email trong mức hạn chế nhưng mang giá trị lớn để tránh gây cảm giác khó chịu hoặc quá tải nơi người nhận.
Như vậy, Pipedrive email automation đưa hoạt động marketing vào chế độ tự động, không để sót bất kỳ khách hàng tiềm năng nào trong quá trình chăm sóc và theo dõi.
Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng Pipedrive email automation?
Một đối tượng được coi là khách hàng tiềm năng khi có nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại hoặc tương lai. Họ có quan tâm đến sản phẩm nhưng vì một số lý do khác nhau mà chưa sẵn sàng chi tiền để sở hữu. Một trong những lý do phổ biến nhất chính là họ cần thêm thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ.
Lúc này với đội nhóm marketing cũng như bán hàng, việc quan trọng là tạo và gửi email để cung cấp thông tin, giữ mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, thậm chí thúc đẩy các quyết định mua hàng. Với sự hỗ trợ của Pipedrive CRM, bạn có thể sử dụng template email được thiết kế chi tiết, chuyên nghiệp hoặc dùng các công cụ để tự tạo các email marketing trong phần Campaigns.
Sau khi có một email hoàn chỉnh, sử dụng Pipedrive email automation sẽ giúp người làm marketing gửi email đến đúng đối tượng khách hàng tiềm năng mong muốn. Việc cần làm là thực hiện cài đặt chuẩn xác và sau đó, phần mềm sẽ tự động thực hiện nhiệm vụ gửi email marketing mỗi khi điều kiện kích hoạt được thỏa mãn.
Nếu doanh nghiệp gửi email theo cách thủ công, sẽ có trường hợp nhân sự để sót không gửi một số thư hoặc vì một số lý do mà gửi chậm so với lịch đã định sẵn. So sánh với cách gửi này, sử dụng Pipedrive email automation giúp giảm thiểu thời gian cho các công việc thủ công, tiết kiệm nhân lực và chi phí.
Bên cạnh đó, với chức năng tự động gửi thư đến đối tượng khách hàng đã cài đặt sẵn ngay khi thỏa mãn một số điều kiện nhất định, tính năng email automation đảm bảo doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội tiếp cận với khách hàng tiềm năng nào, từ đó giúp tăng doanh số bán hàng một cách đáng kể.
Cấu trúc và cách cài đặt Pipedrive email automation
Là một phần của Pipedrive Automation Workflow, cấu trúc và cách cài đặt của Pipedrive email automation không có nhiều khác biệt so với các quy trình tự động khác trong phần mềm. Tuy nhiên vẫn có một số điểm người dùng cần lưu ý khi cài đặt gửi email tự động.
Về cấu trúc, Pipedrive email automation bao gồm ba phần: Điều kiện (Trigger event), Hành động (Action event) và cài đặt thời gian trễ (Delay). Trigger event tương đương với mục “Nếu” còn Action event tương đương phần “Thì” trong mô hình “Nếu – Thì”.
Khi Trigger event được thoả mãn thì Action event sẽ xảy ra. Hai thành phần này là các hành động khác nhau mà người cài đặt sẽ thiết lập cho quy trình của mình. Cụ thể:
- Trigger event: Tương đương với việc tạo, update, hoặc xóa cá nhân, tổ chức, hoạt động hay giao dịch trong Pipedrive. Đây là mục người dùng bắt buộc phải điền.
- Action event: Trong trường hợp của Pipedrive email automation, Action event là hành động gửi thư đến cho khách hàng hiện tại/tiềm năng từ một địa chỉ email đã đồng bộ hóa với tài khoản Pipedrive. Đây cũng là phần bắt buộc phải có trong cài đặt quy trình.
- Delay: Phần này cho phép bạn đặt thời gian trễ cho việc gửi email đến khách hàng sau khi Trigger event được thỏa mãn. Phần này không phải là phần bắt buộc phải có.
Bạn có thể cài đặt Pipedrive email automation chỉ trong 05 bước đơn giản dưới đây:
– Bước 1: Nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn và tìm tab Automation.
– Bước 2: Chọn New Workflow, đặt tên cho quy trình để dễ nhận biết và thêm Trigger event bạn muốn vào quy trình đó (Bạn cũng có thể dùng những template có sẵn trong phần mềm).
– Bước 3: Bạn có thể chỉ định các điều kiện của giao dịch để đảm bảo Action event được kích hoạt chỉ khi giao dịch đáp ứng được các điều kiện cụ thể đó.
– Bước 4: Nhấp vào Create Action >> chọn gửi email làm Action event của mình.
– Bước 5: Sau khi thành công thiết lập hành động, bạn có thể kích hoạt quy trình làm việc của mình ở tab Yours trên trang Automations settings page.
Các lưu ý khi chọn gửi email dưới dạng Action event trong Pipedrive email automation như sau:
- Action event chỉ có thể sử dụng địa chỉ email được đồng bộ hóa với Pipedrive thông qua tính năng Email sync. Không có địa chỉ email hoặc tài khoản nào khác có thể được sử dụng cho quy trình này.
- Tính năng này sẽ được kích hoạt bởi bất kỳ người dùng nào trong tài khoản của bạn thông qua Email sync. Tuy nhiên, email sẽ luôn được gửi từ người dùng đã tạo tự động hóa. Nếu muốn kích hoạt một email từ địa chỉ thư điện tử của chính mình, bạn sẽ phải thiết lập tự động hóa của riêng mình.
Cùng xem video hướng dẫn dưới đây để có cái nhìn trực quan và dễ hiểu hơn về cách tạo chuỗi quy trình tự động hóa trong nền tảng Pipedrive CRM:
04 bí quyết cho chuỗi email marketing thành công
Để một chiến dịch email chạm được đến khách hàng tiềm năng và tạo đột phá doanh thu, các doanh nghiệp có thể sử dụng một vài mẹo nhỏ hữu ích với Pipedrive email automation sẽ được nêu rõ dưới đây.
Giới thiệu về nhãn hàng ngay lập tức
Với chuỗi email marketing, email mở đầu sẽ có chức năng giới thiệu và tạo nhận diện thương hiệu trong tâm trí khách hàng tiềm năng. Để làm được như vậy, các nhãn hàng cần chú trọng đến việc nêu bật các đặc điểm đặc trưng của mình, tạo sự khác biệt so với các nhãn hàng khác và đặt ra một định vị thương hiệu với khách hàng.
*Ví dụ: Doanh nghiệp của bạn sản xuất các loại bánh truyền thống. Một số doanh nghiệp trong vùng cũng sản xuất cùng loại bánh như vậy. Điểm khác biệt ở đây là sản phẩm của bạn trông bắt mắt hơn do sự khác biệt về kỹ thuật gói bánh. Do vậy, hãy cố gắng tập trung làm nổi bật sự khác biệt này trong email chào mừng (welcome email).
Ngoài ra, để việc khách hàng ghi nhớ nhãn hàng thu về hiệu quả tốt, thời điểm gửi email cũng vô cùng quan trọng. Trong 3 ngày đầu tiên sau khi khách hàng tiềm năng tiếp xúc và đồng ý nhận email là lúc doanh nghiệp nên gửi đi những thông điệp quảng bá. Để tránh bỏ lỡ thời điểm vàng này, công cụ gửi email tự động Pipedrive email automation là một sự lựa chọn đúng đắn cho các doanh nghiệp.
Chia danh sách khách hàng thành các nhóm khác nhau
Khi có trong tay một danh sách khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp nên chia nhỏ danh sách ra thành các nhóm dựa theo một số tiêu chí như độ tuổi, giới tính, ngành nghề,… Việc chia nhỏ này sẽ mang đến một số gợi ý về nhu cầu của khách hàng mà căn cứ vào đó, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh nội dung email.
Việc tùy chỉnh này giúp doanh nghiệp có 2 lợi thế. Thứ nhất là mang đến cho khách hàng cảm giác nhãn hàng đang trực tiếp trò chuyện với họ thay vì chỉ đơn giản là gửi email đã được lên lịch và lập trình sẵn.
Ngoài ra, những gợi ý về nhu cầu của khách hàng cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra các lựa chọn sản phẩm sát với nhu cầu của họ nhất ngay trong email. Để quá trình gửi email được nhanh chóng và chính xác, các tổ chức có thể lựa chọn sử dụng Pipedrive email automation với tính năng tự động hóa gửi email.
Lưu ý rằng doanh nghiệp không nên chia khách hàng tiềm năng thành quá nhiều nhóm nhỏ. Số lượng quá lớn các nhóm nhỏ có thể gây quá tải cho công ty thay vì mang đến lợi ích.
Kiểm soát chặt chẽ nội dung
Một chiến dịch email marketing bắt đầu hoạt động hiệu quả khi khách hàng tiềm năng tiếp cận được email cũng như thông điệp được truyền tải trong đó. Như vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung thư kỹ càng trước khi quyết định gửi chúng đi để đạt được hiệu quả như mong đợi. Các email có quá ít chữ đi kèm một hình ảnh lớn hoặc sử dụng từ ngữ không phù hợp,… đều có khả năng bị gắn nhãn spam và khó đến được với khách hàng tiềm năng.
Cài đặt Pipedrive email automation cho doanh nghiệp
Hiện tại, nhiều công ty nhận ra rằng tự động hóa cho phép các đội nhóm có thể tận dụng được thời điểm vàng khi khách hàng tiềm năng mới tiếp xúc với tên thương hiệu, từ đó giải phóng nhân sự khỏi việc gửi email thủ công cũng như gặt hái được kết quả đáng mong đợi.
Một trong số các giải pháp hỗ trợ tự động hóa chiến dịch email marketing là Pipedrive email automation. Ngoài khả năng tự động gửi email được lên lịch, tính năng còn cho phép người dùng theo dõi việc mở email, tình trạng mở link và tệp đính kèm, sử dụng chữ ký,… Các chức năng này mang đến cho doanh nghiệp góc nhìn toàn diện nhưng không kém phần chi tiết về mức độ hiệu quả của chiến dịch email marketing.
Phần kết
Pipedrive email automation là một tính năng ưu việt, mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp cũng như có đóng góp đáng kể vào các chiến dịch email marketing. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay cần sự giúp đỡ về cách sử dụng tính năng tự động hóa này cũng như về ứng dụng Pipedrive, hãy liên hệ ngay với Pipedrive CRM thông qua Hotline: 024.9999.7777 để nhanh chóng nhận được sự hỗ trợ chuyên sâu đến từ các chuyên gia của chúng tôi.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”