Business Process là gì?
Business Process được hiểu là quá trình kinh doanh bao gồm chuỗi các hoạt động được sắp xếp gắn kết với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung nhất của doanh nghiệp. Toàn bộ các công việc thuộc quá trình này đều được thực hiện nhằm mang lại sản phẩm hoặc dịch vụ với chất lượng tốt nhất.
Business Process sẽ được vận hành lặp đi lặp lại theo một quy trình nhất định để tạo thành một chu kỳ kinh doanh hoàn hảo, sử dụng tiền vốn tạo ra nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp. Thông thường, một quy trình cho hoạt động kinh doanh sẽ bao gồm 03 quá trình lớn:
1. Cung cấp:
Đầu tư các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, sức lao động, công cụ dụng cụ…
2. Sản xuất:
Kết hợp các yếu tố đầu vào để tạo nên sản phẩm hoặc dịch vụ với chất lượng tốt nhất đáp ứng nhu cầu thị yếu của người tiêu dùng.
3. Bán hàng:
Đem đến các giá trị của sản phẩm, thu hồi vốn bỏ ra nhằm tạo ra giá trị lợi nhuận cao hơn.
Để dễ dàng hình dung về quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hãy cùng theo dõi ví dụ thực tế dưới đây về xem xét quy trình mở thẻ thành viên của Starbuck:
- Khách hàng tiến hành điền form khai báo thông tin nhanh chóng.
- Xác thực thông tin thông qua email đã được điền.
- Hệ thống cấp phát tài khoản, lưu trữ thông tin khách hàng thành viên.
- Cấp phát thẻ, tích lũy điểm thưởng qua các lần mua hàng và gửi tặng chương trình ưu đãi hấp dẫn.
Để xây dựng được Business Process hoàn chỉnh như trên cần có sự đóng góp của rất nhiều các bộ phận. Mỗi cá nhân, phòng ban sẽ thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn riêng để tạo nên các bước lặp đi lặp lại ngày càng tối ưu và đem lại hiệu quả cao hơn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các quy trình chính được áp dụng trong mô hình doanh nghiệp hiện nay.
03 Business Process được áp dụng tại doanh nghiệp
Có rất nhiều loại Business Process được doanh nghiệp áp dụng trên thị trường, dưới đây là 03 quy trình được sử dụng phổ biến.
Primary Process – Quy trình chính
Đây được xem là một trong những Business Process cơ bản mà bất cứ doanh nghiệp nào hoạt động trên thị trường cũng đều phải có. Quy trình này sẽ bao gồm mọi hoạt động tổng quan chính để đưa sản phẩm, dịch vụ đến tay của khách hàng tốt nhất.
Thông thường, quy trình này sẽ bao gồm hoạt động sản xuất ra sản phẩm, Marketing, kinh doanh. Toàn bộ các hoạt động này đều hỗ trợ để nhắm đến mục tiêu duy nhất chính là làm gia tăng giá trị doanh nghiệp, mở rộng doanh thu và thu về mức lợi nhuận lớn.
Support Process – Quy trình hỗ trợ
Tiếp đến là Business Process hỗ trợ không trực tiếp tham gia vào quá trình tạo ra giá trị cuối cùng của sản phẩm. Tuy nhiên, các quy trình này sẽ hỗ trợ tạo môi trường và không gian để tạo điều kiện hoạt động dễ dàng hơn bao giờ hết. Các quy trình hỗ trợ có thể kể đến như mở rộng tệp khách hàng, hỗ trợ dịch vụ sau bán, quy trình vận chuyển sản phẩm…
Quy trình quản lý
Một Business Process cuối cùng chính là quy trình quản lý chi phối toàn bộ hoạt động quản lý chiến lược phát triển và quản trị doanh nghiệp. Sự xuất hiện của quy trình này sẽ hỗ trợ để đề ra các tiêu chuẩn, mục tiêu cho hai quy trình trên thực hiện hiệu quả.
Từ 03 Business Process trên, doanh nghiệp sẽ dễ dàng vận dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh để gia tăng mức độ lợi nhuận, tiết kiệm chi phí tối đa. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về lý do tại sao cần áp dụng trong doanh nghiệp.
Tại sao doanh nghiệp cần áp dụng Business Process?
Hiện nay, Business Process đóng vai trò quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải lưu ý. Dưới đây là tổng hợp những vai trò đặc biệt mà giải pháp này đem lại:
1. Tiết kiệm ngân sách:
Việc áp dụng quy trình kinh doanh phù hợp sẽ giúp cắt giảm các nguồn lực không cần thiết, tiết kiệm chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp.
2. Giảm thiểu rủi ro:
Hạn chế những sai sót có thể xảy đến, qua đó quản lý chất lượng làm việc để giảm thiểu tối đa rủi ro.
3. Nâng cao hiệu suất:
Với Business Process các kế hoạch cụ thể đã được đặt ra bao gồm toàn bộ các công cụ tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho nhân sự tại các bộ phận gia tăng năng suất, đẩy mạnh hiệu quả làm việc.
4. Tập trung vào đối tượng khách hàng:
Quy trình kinh doanh sẽ hỗ trợ hướng tới đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó, tiếp cận cụ thể về nhu cầu, mức độ đánh giá về khả năng hài lòng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
5. Tiếp cận mục tiêu nhanh chóng:
Thông qua khảo sát trực tiếp của khách hàng, doanh nghiệp sẽ nhận thấy những điểm mạnh để tiếp tục phát huy, điểm yếu để khắc phục hoặc có biện pháp xử lý kịp thời. Bằng cách này, khoảng cách giữa khách hàng và doanh nghiệp sẽ ngày càng rút ngắn hơn.
6. Chủ động quản lý thời gian:
Ngoài tiết kiệm chi phí, Business Process cũng hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian làm việc thông qua chiến lược, sơ đồ tối ưu hóa thời gian làm việc.
7. Ứng dụng công nghệ mới:
Bắt kịp các xu hướng công nghệ được áp dụng trên thị trường để đem lại hiệu quả làm việc cao hơn.
Từ những vai trò trên đây, Business Process dần trở thành một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về Business Process Management để hiểu rõ hơn về chủ đề này
Business Process Management là gì?
BPM là viết tắt của Business Process Management tạm dịch là quản lý quy trình kinh doanh. Phương pháp này là sự kết hợp của nhiều hoạt động trong doanh nghiệp hướng đến mục tiêu chung. Các hoạt động này sẽ bao gồm: Mô hình hóa, tự động hóa, thực thi, kiểm soát, đo lường, tối ưu hóa.
Ngoài khái niệm trên, cũng rất nhiều doanh nghiệp sử dụng Business Process Outsourcing tức là dịch vụ thuê ngoài liên quan đến vấn đề hoàn thiện quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đứng trên góc độ là một nhà quản lý bạn phải cân nhắc lựa chọn phương án phù hợp vì mỗi cách thức đưa ra đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt.
Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các bước để doanh nghiệp có thể xây dựng được một Business Process Management phù hợp theo xu hướng phát triển thị trường như hiện nay.
05 bước hoàn thiện Business Process Management cho doanh nghiệp
Nếu như doanh nghiệp của bạn vẫn chưa biết cách Business Process Management thì hãy tham khảo ngay hướng dẫn chi tiết về 05 bước thực hiện dưới đây:
Bước 1: Thiết kế hoặc lựa chọn phần mềm phù hợp
Hầu hết các quy trình quản lý kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bao gồm một biểu mẫu để thống kê dữ liệu tốt nhất cho quá trình làm việc. Do đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành trao nhiệm vụ cho nhân sự đảm nhiệm thiết kế và tiến hành theo dõi để đảm bảo đầy đủ các tiêu chí, thông tin yêu cầu.
Hơn nữa, doanh nghiệp cũng sẽ tiến hành lựa chọn phần mềm hỗ trợ quản lý đáp ứng nhu cầu sử dụng với các tính năng từ cơ bản đến nâng cao. Ngoài ra, phần mềm này cũng cần phải có chi phí phù hợp với tình hình tài chính của công ty.
Bước 2: Mô hình hóa
Xây dựng mô hình trên một bố cục trực quan nhất, bạn có thể chỉnh sửa các chi tiết liên quan đến thời gian thực hiện, ý tưởng và luồng dữ liệu trong suốt quá trình theo dõi.
Bước 3: Thực thi
Thực nghiệm trên một nhóm làm việc của doanh nghiệp để xác định được những điểm mạnh và điểm yếu. Tiếp đến, sẽ áp dụng trên toàn thể doanh nghiệp ở từng bộ phận phòng ban. Tuy nhiên, ở bước thực hiện này bạn cần cân nhắc cấp quyền truy cập ở một số các thông tin bảo mật để không làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc.
Bước 4: Giám sát
Tiếp đến, bạn cần thực hiện bước giám sát quy trình quản lý này để đo lường tiến độ thực hiện, xem xét tiến độ hoàn thành và xác định được vị trí cần được khắc phục kịp thời.
Bước 5: Tối ưu hóa
Dựa trên những kết quả đã được thống kê ở bước trên, bạn sẽ tiến hành tìm ra những điểm chưa được của bất kỳ quy trình nào, sau đó tiến hành tối ưu hóa để gia tăng hiệu quả.
Từ các bước hướng dẫn trên đây, doanh nghiệp đã phần nào hiểu được cách thức để xây dựng một Business Process Management phù hợp. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về cách lựa chọn phần mềm phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay dành cho doanh nghiệp muốn quản lý quy trình kinh doanh.
Hướng dẫn cách lựa chọn phần mềm Business Process Management
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm hỗ trợ Business Process Management với những ưu điểm vượt trội riêng biệt. Để lựa chọn được phần mềm quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh phù hợp, hãy cùng tham khảo các tiêu chí quan trọng dưới đây.
- Cho phép hoạt động và sử dụng trên đa dạng các thiết bị, nền tảng.
- Không mất thêm chi phí đầu tư Server cố định.
- Cập nhật và nâng cấp thường xuyên các tính năng ưu việt.
- Cắt giảm hoặc bổ sung thêm tài khoản dễ dàng.
- Không bắt buộc phải có đội ngũ IT làm việc riêng biệt.
Để đáp ứng được toàn bộ các tiêu chí trên, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn Pipedrive CRM – Phần mềm thuộc top đầu trong việc quản lý quy trình kinh doanh. Tính đến thời điểm hiện tại, phần mềm này đã có số lượng doanh nghiệp sử dụng là 100.000 tại 179 quốc gia trên thế giới trong đó có cả Việt Nam. Ngoài ra, Pipedrive nhận được rất nhiều sự ủng hộ của người dùng với hơn 90% các khách hàng đều đăng ký gia hạn.
Dưới đây là các tính năng đặc biệt mà phần mềm này đang sở hữu để hỗ trợ Business Process Management hiệu quả:
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các nền tảng của doanh nghiệp như mạng xã hội, ứng dụng khảo sát, website…
- Thu thập và tổng hợp toàn bộ thông tin khách hàng bao gồm cả hình thức liên lạc, địa chỉ, sở thích, nhu cầu…
- Phân loại và lọc khách hàng đúng với mục tiêu tìm kiếm.
- Phân chia data khách hàng tới từng bộ phận phụ trách đảm bảo tính công bằng và minh bạch.
- Đề xuất các bước thực hiện để chốt đơn nhanh chóng như gửi email, gọi điện chốt đơn…
- Tổng hợp dữ liệu, báo cáo để tiến hành phân tích trực quan.
- Đề xuất phương án, chiến lược kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp trong tương lai.
Để đăng ký phần mềm Pipedrive, vui lòng click chọn ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.
Với những thông tin được chúng tôi tổng hợp trên đây, bạn đã phần nào hiểu được vai trò của Business Process đối với doanh nghiệp hiện nay. Trong quá trình tham khảo, nếu có bất cứ câu hỏi nào cần được giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số Hotline của Pipedrive.vn 024.9999.7777 để được hỗ trợ.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
