Business Intelligence là gì?
BI là viết tắt của Business Intelligence được xem là một trong những quy trình công nghệ giúp hỗ trợ phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin một cách chính xác nhất. Bằng cách này, đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp có thể đưa ra phương án phát triển cụ thể thông qua các chỉ số thực tế.
Hơn nữa, phương pháp này còn được ứng dụng để thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn hệ thống của doanh nghiệp để tiến hành chuyển đổi truy vấn, tạo trực quan hóa. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng để đạt được mục tiêu cải thiện hoạt động, đẩy mạnh doanh thu và gia tăng lợi nhuận.
Thông thường, một hệ thống BI sẽ bao gồm 07 thành phần quan trọng chính:
1. Data sources:
Dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như các trang web thương mại điện tử, phần mềm CRM hay HRM…
2. Kho dữ liệu – Data warehousing:
Nơi lưu trữ dữ liệu lâu dài thông qua hệ thống các thiết bị điện tử của chính doanh nghiệp.
3. Tích hợp máy chủ – Integrating Server:
Công cụ hỗ trợ vận hành chuyển đổi dữ liệu từ Data Sources sang Data Warehouse.
4. Máy chủ phân tích – Analysis Server:
Dữ liệu đầu vào được thu nhận và đưa ra kết quả sau một lập trình được định sẵn.
5. Hệ thống máy chủ báo cáo – Reporting Server:
Bộ phận phụ trách tiếp nhận dữ liệu được chuyển vào từ máy chủ phân tích.
6. Khai thác dữ liệu – Data Mining:
Toàn bộ dữ liệu được xử lý được đưa đi trích xuất, đánh, phân loại hoặc dự đoán.
7. Trình bày dữ liệu – Data Presentation:
Tại đây dữ liệu sẽ được trình bày một cách khoa học và dễ dàng quan sát.
Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hoạt động chính là quy trình Business Intelligence đem lại cho doanh nghiệp. Ngoài ra, hãy cùng khám phá những vai trò và các bước để xây dựng hiệu quả.
Business Intelligence bao gồm những hoạt động chính nào?
Business Intelligence analyst hiệu quả sẽ bao gồm một hệ thống các hoạt động kết hợp để hỗ trợ đưa ra kết quả phù hợp nhất, chính xác nhất.
Hỗ trợ quyết định
Hoạt động đầu tiên mà Business Intelligence đem lại chính là việc hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng cho đội ngũ ban lãnh đạo và nhân sự trong doanh nghiệp. Điều này sẽ góp phần hỗ trợ tổng hợp các thông tin từ tổng quan đến chi tiết, sàng lọc dữ liệu chính xác, phân loại theo từng yêu cầu cụ thể.
Điều này sẽ được ứng dụng thực tế tại các doanh nghiệp đang có mục tiêu phát triển sản phẩm mới, nghiên cứu khách hàng, nghiên cứu thị trường. Bằng các dữ liệu trực quan này, các nhà quản lý sẽ tìm ra được phương án phát triển phù hợp và hỗ trợ đưa ra quyết định nhanh hơn trong quá trình kinh doanh.
Báo cáo và truy vấn
Hoạt động tiếp theo mà phần mềm này đem lại chính là khả năng báo cáo và truy vấn dễ dàng. Với bất kỳ dữ liệu nào được thu thập thông qua bất kỳ nền tảng nào có sự kết nối của Business Intelligence đều được tổng hợp và phân loại an toàn.
Khi đó, bất cứ nhân sự nào được cấp phép sử dụng đều có thể truy cập để xem báo cáo chi tiết. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tìm ra được những ưu điểm và nhược điểm để đề xuất phương án phát triển hoặc giải pháp thay thế để khắc phục nhanh chóng.
Xử lý và phân tích dữ liệu trực tuyến
OLAB được hiểu là phân tích hay xử lý dữ liệu trực tuyến hỗ trợ truy xuất dữ liệu theo yêu cầu. Ngoài ra, dựa trên những số liệu này mỗi nhân sự đều có thể phân tích theo nhiều khía cạnh khác nhau để đưa ra ý kiến đánh giá riêng dưới nhiều góc độ. Ngoài ra, việc xử lý dữ liệu trực tuyến sẽ rút ngắn thời gian thực hiện, tối ưu hiệu suất và đem lại hiệu quả hoạt làm việc cao hơn.
Phân tích thống kê
Đây là một hoạt động giải thích chi tiết các dữ liệu được tổng hợp để thống kê và phát hiện những vấn đề cần giải quyết. Hoạt động phân tích ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của người đứng đầu doanh nghiệp. Tuy nhiên để thực hiện được đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có kiến thức chuyên môn cao, kết hợp cùng khả năng phân tích của nhân sự có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực.
Dự đoán
Tiếp đến là một hoạt động không thể thiếu trong quy trình của Business Intelligence chính là dự đoán những bước đi của doanh nghiệp ở tương tai. Các dự đoán này phải gắn liền với mục tiêu đã được xác định trước đó, tiếp đến là những phương án phù hợp với xu hướng phát triển của thị trường. Hoạt động này quyết định trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp do đó cần phải cân nhắc kỹ lưỡng, tránh trường hợp đưa ra quyết định sai lầm.
Khai thác dữ liệu
Một hoạt động cuối cùng nằm trong quy trình Business Intelligence chính là khai thác dữ liệu một cách hiệu quả nhất. Bằng cách sử dụng các thông tin, dữ liệu đã được phân tích để đề xuất các phương án thực hiện cả trong ngắn hạn và dài hạn. Tiếp đến, khai thác dữ liệu để ứng dụng thực tế vào trong doanh nghiệp và bắt đầu triển khai các bước tiến mới.
Từ những hoạt động trên đây sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được quy trình làm việc, tổng hợp dữ liệu phân tích trực quan nhất. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về vai trò của phương pháp này đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Vai trò của Business Intelligence đối với doanh nghiệp
Nắm giữ nhiều vai trò quan trọng hỗ trợ hiệu quả hoạt động, Business Intelligence đang dần trở thành một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Dưới đây là những lợi ích mà giải pháp này đem lại:
- Nâng cao khả năng kiểm soát hệ thống của công ty bao gồm cả thông tin, dữ liệu, quy trình bảo mật. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu hiệu quả và khai thác một cách triệt để.
- Xây dựng bức tranh tổng thể bao quát toàn bộ doanh nghiệp cả về kinh doanh, nhân sự, tài chính…
- Cập nhật xu hướng mới nhất, nắm bắt thông tin thị trường để dễ dàng thích ứng với sự thay đổi đồng thời sẵn sàng với cuộc đua cùng đối thủ cạnh tranh.
- Hỗ trợ đề xuất và đưa ra các phương án, quyết định kinh doanh kịp thời phù hợp với định hướng cả trong ngắn hạn và dài hạn.
- Xác định vị trí, thứ hàng của doanh nghiệp trên thị trường từ đó tìm kiếm cơ hội và tạo lợi thế để cạnh tranh
- Hỗ trợ phân tích hành vi của khách hàng để đề xuất các chiến lược cụ thể như kinh doanh hoặc Marketing Online & Offline.
Từ những vai trò trên đây, các nhà quản trị đã phần nào hiểu được lợi ích khi áp dụng Business Intelligence đối với doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về các bước để có thể xây dựng một quy trình hoàn chỉnh.
Các bước xây dựng một Business Intelligence hoàn chỉnh
Dưới đây là 03 bước để có thể xây dựng một quy trình làm việc Business Intelligence hỗ trợ phân tích và đưa ra phương án phát triển cho doanh nghiệp hiện nay.
Bước 1: Thu thập dữ liệu đa dạng nguồn
Trước tiên, bạn cần thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thông qua hoạt động bán hàng, khảo sát ý kiến đánh giá. Sau đó, toàn bộ dữ kiện sẽ được tổng hợp để dễ dàng theo dõi trực quan hơn với quy trình Business Intelligence.
Một vài các nguồn dữ liệu mà bạn có thể thu thập để có chất lượng tốt nhất cho việc phân tích của doanh nghiệp có thể tham khảo như hệ thống trong công tác quản lý chuỗi cung ứng, hệ thống hoạch định tài nguyên dành cho doanh nghiệp, dữ liệu khách hàng trên web hoặc trang thương mại điện tử, hệ thống quản lý khách hàng CRM…
Bước 2: Lưu trữ và xử lý dữ liệu
Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu, bước tiếp đến của một quy trình Business Intelligence chính là chuyển đổi, phân loại và tiến hành lưu trữ. Thông thường có 3 dạng kho dữ liệu theo quy trình ELT như:
- Trích xuất (Extract): Sao chép các dữ liệu cần thiết từ chính hệ thống nguồn để không làm ảnh hưởng đến hoạt động sau này của doanh nghiệp.
- Biến đổi (Transform): Phân nhỏ dữ liệu thành nhiều dạng khác nhau tùy theo thông tin, ngôn ngữ hoặc điều kiện yêu cầu.
- Nhập (Load): Di chuyển dữ liệu được biến đổi vào kho dữ liệu đã được chuẩn bị sẵn.
Một điều mà bạn cần phải lưu ý khi thực hiện bước này chính là phải thường xuyên theo dõi và loại bỏ những dạng dữ liệu không cần thiết. Bằng cách này, các dữ liệu quan trọng sẽ có thể được sắp xếp vào vị trí an toàn và dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Bước 3: Phân tích và đánh giá
Bước cuối cùng cũng là bước quan trọng nhất của quy trình Business Intelligence chính là đưa ra những phân tích và đánh giá tốt nhất. Tại đây, dựa vào những hành vi thay đổi của khách hàng để đưa ra những phương án, chiến lược kinh doanh cụ thể đáp ứng thị yếu người dùng. Ngoài ra, người làm chủ doanh nghiệp cũng có thể nhìn ra những cơ hội và thách thức để có thể vượt qua đưa công ty đến gần hơn với vị trí top đầu lĩnh vực.
Từ 03 bước thực hiện trên đây, doanh nghiệp của bạn đã xây dựng thành công một quy trình Business Intelligence hoàn chỉnh. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về những lưu ý quan trọng để có thể thực hiện phương pháp này một cách dễ dàng.
07 lưu ý cho một chiến lược BI thành công
Để xây dựng được một chiến lược Business Intelligence thành công, doanh nghiệp cần phải lưu ý một vài các vấn đề quan trọng dưới đây:
1. Xây dựng và phát triển đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin:
Điều kiện để phân chia rõ ràng về mặt kiến trúc hỗ trợ đồng thời khả năng mở rộng doanh nghiệp trong tương lai.
2. Xác định mục tiêu kinh doanh:
Mục tiêu chính là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến vai trò của hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi đó, toàn bộ nhân sự sẽ cùng nhắm đến một mục tiêu nhất định và xây dựng phương án để thực hiện mục tiêu.
3. Xây dựng một văn hóa chuyển đổi dữ liệu số:
Khi toàn thể nhân sự hiểu được vai trò của chuyển đổi dữ liệu số sẽ đưa ra những quyết định đúng đắn và đẩy nhanh tiến độ thực hiện. Tuy nhiên, văn hóa này không thể thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn mà phải áp dụng theo chu kỳ nhất định để dễ dàng đánh giá.
4. Tập trung đào tạo nhân sự:
Thông qua các buổi đào tạo kỹ năng chuyên môn để truyền tải các kiến thức thực tế cho nhân sự trong doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đề xuất các khóa học nâng cao để hỗ trợ hiệu quả làm việc.
5.Trao quyền cho nhân sự cấp dưới:
Thay vì phải trực tiếp quản lý nhân sự, ban lãnh đạo và bộ phận quản lý cần phải trao quyền cho nhân sự cấp dưới để tạo sự chủ động trong quá trình làm việc.
6. Phát triển BI thành công cụ chiến lược toàn diện:
Truyền tải thông điệp, áp dụng toàn hệ thống với bất cứ cá nhân nào, bộ phận nào. Bằng cách này, sự lan tỏa của Business Intelligence sẽ mở rộng tới toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp và trở thành công cụ chính xuyên suốt toàn công ty.
7. Cải tiến không ngừng và nâng cao giải pháp:
Bất cứ một quy trình nào cũng không thể đạt được một mức độ hoàn hảo tuyệt đối. Do đó, doanh nghiệp cần phải cải tiến những điểm yếu bằng cách đưa ra giải pháp khắc phục phù hợp.
Pipedrive - Phần mềm hỗ trợ Business Intelligence hiệu quả
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều các phần mềm hỗ trợ xây dựng Business Intelligence cho doanh nghiệp. Một trong số đó không thể không kể đến phần mềm Pipedrive với hơn 100.000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng tại 179 quốc gia trên thế giới.
Phần mềm này tổng hợp các tính năng quản lý khách hàng từ cơ bản đến nâng cao. Điển hình như việc hỗ trợ tìm kiếm khách hàng tiềm năng, phân loại tệp khách hàng theo từng yêu cầu cụ thể, đề xuất các bước thực hiện để hỗ trợ chốt deal thành công. Ngoài ra, trong trường hợp bạn bỏ lỡ bất kỳ bước nào trong quy trình thực hiện sẽ đều được nhắc nhở để hoàn thành nhanh chóng.
Đặc biệt, phần mềm này sẽ tổng hợp toàn bộ dữ liệu trong cả quá trình mà doanh nghiệp quản lý, chăm sóc khách hàng bao gồm nhận xét, sở thích, hành vi, thói quen… Sau khi có số lượng dữ liệu đã được tổng hợp sẽ tiến hành sử dụng công cụ phân tích chuyên sâu.
Công cụ này sẽ hỗ trợ tìm ra những ưu điểm và nhược điểm khi doanh nghiệp áp dụng giải pháp này trong kinh doanh từ đó đưa ra phương án hỗ trợ kịp thời. Bên cạnh đó, dựa vào toàn bộ dữ liệu này người làm chủ doanh nghiệp sẽ tìm ra được phương án phát triển mới trong tương lai.
Để đăng ký phần mềm Pipedrive nhanh chóng và dễ dàng nhất, bạn có thể click chọn ĐĂNG KÝ NGAY.
Phần kết
Từ những thông tin được chúng tôi tổng hợp trên đây, bạn đã phần nào tìm ra được câu trả lời cho câu hỏi Business Intelligence là gì? Trong quá trình tìm hiểu, nếu có bất cứ thắc nào cần được hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777 lúc đó sẽ được đội ngũ Pipedrive CRM Vietnam tư vấn miễn phí ngay.
“Pipedrive – Giải pháp CRM tối thiểu quy trình, tối đa hiệu suất”
